Programma 4 en 5: De dienstverlenende gemeente en bedrijfsvoering

Opgave Van buiten naar binnen werken

Coalitieprogramma
De samenleving verandert in rap tempo en dat heeft gevolgen voor de rol van de gemeente. Onze uitdaging is om de kloof tussen de systeem- en leefwereld te overbruggen. We willen meer van buiten naar binnen werken. Door zichtbaar aanwezig te zijn. Door oprecht geïnteresseerd te zijn in meningen, ideeën en oplossingen die worden aangedragen. Door in onze besluiten een evenwichtige afweging tussen algemeen belang en individueel belang te maken. En waarin we de balans zoeken tussen geld, maatschappelijk effect en juridische (en wettelijke) kaders. Zodat we sneller en zorgvuldiger besluiten kunnen nemen, gebaseerd op de vraag van inwoners en met goede resultaten. De uitvoering zit zo dicht mogelijk bij de leefwereld van onze inwoners. Het systeem met procedures en regels is daarbij ondersteunend en niet alles bepalend. 

Wat hebben we tot dusver bereikt

We leren als gemeente steeds beter communiceren en aansluiten bij onze samenleving. Het bewustzijn in de organisatie groeit. Communicatie wordt steeds meer ingezet op verschillende terreinen.  

Er zijn al veel initiatieven vanuit de samenleving. We pakken deze initiatieven op en gaan in gesprek. Zoals de sfeertafel in Silvolde, waarin medewerkers van onze teams vergunningen en handhaving, verenigingen en uitbaters gezamenlijk afspraken maken. De initiatieven vanuit de inwoners komen steeds beter van de grond. Op het budget voor de initiatieven (buurtbudget) wordt een beroep gedaan, maar het blijkt niet altijd nodig om een initiatief tot stand te brengen. 

Het inzetten van sleutelpersonen om mensen te bereiken verloopt succesvol. Zo zijn in Silvolde jongeren bereikt om mee te doen aan reanimatiecursussen. Er zijn statushouders die als intermediair optreden. We hebben een enthousiaste werkgroep inclusie, waarin ook inwoners  deelnemen.  Hier ontstaan concrete ideeën. 

Inmiddels hebben we overzicht van onze beleidsregels en verordeningen. Van hieruit  gaan we het beleid, daar waar het belemmerend werkt, aanpassen. Verschillende teams zijn bezig om bewust te werken vanuit de ja, mits-houding. Ideeën om letterlijk in de wijken aanwezig te zijn, worden momenteel uitgewerkt.

Ook digitaal maken we stappen. Het wordt voor inwoners die dat willen, steeds gemakkelijker om producten digitaal aan te vragen. Hierbij verliezen we onze persoonlijke service niet uit het oog. 

Ontwikkelingen

We gaan verder met ons strategisch personeelsbeleid: de juiste persoon op de juiste plaats. Om mensen nog beter in te zetten op hun kwaliteiten. Zodat we op termijn minder inhuur nodig hebben en adequaat inspelen op de ontwikkelingen en vraagstukken die er zijn en komen.

Het verbeteren van onze digitale bereikbaarheid via de website, het zaaksysteem en digitale producten vraagt nog aandacht. We zijn een eind op weg, maar we zijn er nog niet. Ons doel is om 95% van de producten digitaal te kunnen aanvragen (programmabegroting 2019-2022).

We zitten nu op 45%. Ook werken we aan een toegankelijke, drempelvrije website. Hiervoor zijn landelijke richtlijnen opgesteld. Gezien de hoeveel handwerk dat nodig is om bijvoorbeeld de documenten toegankelijk te maken voor de website, denken we eind 2020 het keurmerk ‘drempelvrij Level AA’ te hebben.  

We gaan door met de ontwikkeling ‘van buiten naar binnen’. We willen meer thematisch gaan werken, zodat we beter aansluiten bij verschillende doelgroepen. Jongeren bijvoorbeeld kunnen we nog slecht bereiken.  De communicatievisie ‘Oog en oor voor communicatie’ is een richtsnoer voor  hoe we willen (samen)werken en communiceren. Met ‘meer beeld en minder tekst’,  met warm, persoonlijk contact en door letterlijk naar buiten te gaan, het gemeentehuis uit.   

Verder willen we ook meer gebruikmaken van informatiesystemen en data-analyse, zodat we in kunnen spelen op ontwikkelingen. En daarmee ons beleid op basis van goede cijfers kunnen vormgeven en uitvoeren. Hiervoor werken we met een aantal gemeenten in de regio, samen met het CBS, aan een businesscase Maatschappelijk Informatiecentrum Achterhoek. Dit om data makkelijker te kunnen genereren en analyseren. De benodigde middelen hiervoor komen uit het bestaande budget (van buiten naar binnen).

Mogelijkheden
Het ontwikkelingsbudget ‘van buiten naar binnen’ van € 85.000 kunnen we verminderen met € 40.000  door vooral gebruik te maken van onze omgeving en eigen inzet. In elk geval wordt de businesscase Maatschappelijk Informatiecentrum Achterhoek hieruit betaald. Een aantal andere acties zetten we (mogelijk) later in gang, waardoor resultaten minder snel behaald worden. 

Overige onderwerpen dienstverlening en bedrijfsvoering

Burgerzaken
Er is de komende jaren een flinke afname in aanvragen identiteitskaarten en rijbewijzen, onder andere door de 10-jaars termijn. De lagere opbrengsten uit leges zijn in de meerjarenraming al meegenomen. De tijdsbesparing die hieruit voortvloeit, moeten we inzetten op de toenemende complexere zaken zoals fraude. 

Crisisbeheersing en brandweer
Onze Veiligheidsregio (VNOG) zorgt voor adequate brandweerzorg (oa het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt). Opleiden van vrijwilligers, zorgdragen voor voldoende materieel, korte aanrijtijden en snel handelen zijn dagelijkse kost. Maar ook bij rampen, technische hulpverlening en preventie is de VNOG onze belangrijkste partner.

De Veiligheidsregio stevent in 2019 en 2020 af op een jaarlijks tekort van zo'n 4,5 mln. Vorig jaar was dit tekort 2,8 mln. Voor Oude IJsselstreek is daarmee over 2019  een tekort te verwachten van ruim € 200.000 oplopend naar € 260.000 vanaf 2020. Na de zomer beraadt het Algemeen Bestuur van de VNOG zich op toekomstscenario’s voor de dienstverlening van de VNOG. Daaruit volgen de financiële kaders. Scenario’s zijn: plus, nul (uitgaande van begroting inclusief het huidige tekort) of minimum.

Rekenkamerfunctie

Momenteel ligt er een voorstel voor om een rekenkamercommissie op te richten. Dit kan op verschillende manieren en niveaus worden ingericht. Veel gemeenten hanteren qua kosten € 1,- per inwoner (is circa € 40.000 per jaar voor Oude IJsselstreek). Jaarlijks is er €  19.000 in onze begroting beschikbaar voor de rekenkamerfunctie. Daarnaast is er een reserve van circa €  85.000 (opgebouwd doordat het budget voor de rekenkamercommissie de afgelopen jaren niet is uitgegeven). Voorgesteld wordt om de komende jaren het bedrag van €  19.000 te hanteren en de eventueel extra benodigde kosten uit de reserve te dekken.

Organisatieontwikkeling

Voor de organisatieontwikkeling is doorlopend aandacht. Het gaat erom dat de handelswijze, gedrag, beleid steeds meegaan met maatschappelijke omstandigheden, met wat bestuur en samenleving van de organisatie vragen. De ontwikkeling bestaat uit enkele componenten die met elkaar samenhangen en elkaar beïnvloeden. Binnen de opgave ‘van buiten naar binnen’ gaat het om het werken vanuit ‘de bedoeling’.  Het start met het maatschappelijk effect dat ons, initiatiefnemers en/of bestuur, voor ogen staat. De uitvoering zit zo dicht mogelijk bij de leefwereld van onze inwoners en ons systeem met verordeningen, procedures en regels sluit daar op aan, als ondersteunend en niet als alles bepalend. 

In de jaarlijkse agenda voor de Doorontwikkeling focussen we op:

  • op het denken en handelen vanuit de bedoeling (vanuit het ‘waarom en waartoe’ en integraal werken)
  • op de juiste persoon op de juiste plek (talentontwikkeling van mensen en teams, opgavegericht werken)
  • op feedback geven

Binnen het strategisch personeelsbeleid vernieuwen we stap voor stap het beleid rond in-, door- en uitstroom.