Programma 5: Bedrijfsvoering/ overhead

In 2018 is een vervolg gegeven aan de doorontwikkeling van de organisatie. Belangrijk onderdeel hiervan zijn de ontwikkelagenda's die voor de teams en de organisatie als geheel zijn opgesteld. Basis daarvoor is de visie/missie van de gemeente. Deze agenda's geven ons houvast in de richting die noodzakelijk is om aan de huidige en toekomstige opgaven die aan de organisatie gesteld worden, te kunnen voldoen.

Een van de onderwerpen die zowel op organisatie- als team- als individueel niveau van belang is, is inzicht krijgen in de kwaliteiten van iedere medewerker. Hiervoor is gebruik gemaakt van de CliftonStrenghts-methodiek. Het streven is dat de juiste persoon, op de juiste plaats, op het juiste moment aan de opgaven kan werken.

Via het digitale inwonerspanel Oude IJsselstreek Spreekt zijn in 2018 onderzoeken gedaan naar de dienstverlening en afvalinzameling. In het najaar is een gebruikersonderzoek voor de gemeentelijke website uitgevoerd. Op basis van de resultaten wordt nu gewerkt aan vernieuwing van de website. Er is een plan van aanpak opgesteld voor een social media strategie met daarin voorstellen voor verbeteren online communicatie en professionaliseren van online monitoring.

De communicatievisie 'oog en oor voor communicatie' is klaar. Het college van B&W heeft de visie, inclusief het bijbehorende uitvoeringsplan, in juni vastgesteld. De communicatievisie met de acht hoofdlijnen is ons richtsnoer voor de komende jaren. De eerste acties uit het uitvoeringsplan zijn in het najaar opgepakt. 

De belangrijke projecten voor het uitfaseren van het huidige documentmanagementsysteem en het organisatiebreed generiek invoeren van het zaaksysteem zijn zijn voor 90% afgerond. Hetgeen betekent dat dit jaar de basis is gelegd voor volledige digitale dienstverlening en informatievoorziening. Het verdere applicatielandschap is volgens planning onderhouden. Voor het beheer van de basisregistraties zijn een aantal verbeteringen gerealiseerd. Het plan van aanpak voor het verbeteren van de informatieveiligheid is uitgevoerd. Er is een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld. Er is een register van verwerkingen opgesteld dat continue bijgehouden wordt en er zijn voorbereidingen getroffen voor het opstellen van een privacybeleid.

- De interim controle 2018 is uitgevoerd. Hieruit is door de accountant een managementletter en boardletter opgeleverd.

- 50% van de controles tbv het dossier van de accountant zijn in 2018 reeds uitgevoerd.

- Vanuit het rapport van bevindingen uit 2017, is de focus op verbetering binnen Sociaal Domein, Subsidieverstrekkingen, Financiën, P&O en Contractmanagement gestart, maar is er nog te weinig voortgang geboekt op het beschrijven en verbeteren van enkele financiële processen om tegemoet te komen aan de door de accountant gesignaleerde risico's.

- Het aanbestedingsproces voor de accountant is in gang gezet.

Vanaf 2016 loopt het traject om te komen tot verbetering van budgetbeheer en sturing op de P&C cyclus. We werken nu twee jaar met een digitaal P&C systeem. De werkmethodes als 'sprints' geven goede resultaten; in korte tijd worden documenten in samenhang geschreven. Dit proces is nu afgerond en ingebed in het reguliere werk. Uiteraard blijven we bijstellen en doorontwikkelen. Afgelopen jaar is de nieuwe begroting ingestoken vanuit de opgaven uit het coalitie-akkoord, om nog verdere samenhang te bereiken. Dit heeft niet het beoogde effect gehad op de leesbaarheid en toegankelijkheid. In 2019 pakken we dit onder andere met de auditcommissie verder op.

De inkoop-gerelateerde overeenkomsten zijn in het Zaaksysteem ingevoerd. Hierdoor ontstaat inzicht in welke opdrachten c.q. overeenkomsten, wanneer moeten worden aanbesteed. Met het invoeren van de overige overeenkomsten is een aanvang gemaakt. Leveranciers worden, binnen de beschikbare capaciteit, aangesproken op de geleverde en overeengekomen prestaties. In het project ''Herinrichting Heuvelstraat Silvolde' is in samenwerking met Wonion, een aanvang gemaakt om circulair inkopen te vertalen in concrete maatregelen. Om het draagvlak voor circulair inkopen te vergroten hebben de meeste medewerkers in 2018 deelgenomen aan een basiscursus circulair inkopen. Eind 2018 zijn alle bureaustoelen vervangen door de (op dit moment) meest circulaire bureaustoelen.

Het team AJBZ voorziet de organisatie over de volle breedte van advies, soms ook ongevraagd op basis van signalering of nieuwe ontwikkelingen. Zodat de juridische kwaliteit geborgd is.

Het team beoordeelde wekelijks de juridische houdbaarheid van voorstellen en koppelde bevindingen terug aan de gemeentesecretaris.

Het terugkoppelen van landelijke jurisprudentie binnen de organisatie is nog een aandachtspunt. Op zaak niveau wordt wel gebruik gemaakt van nieuwe en spraakmakende jurisprudentie en ook besproken met betrokken ambtenaar.

Na ontvangst van een bezwaarschrift wordt contact opgenomen met bezwaarmaker. In dit gesprek wordt doorgevraagd naar een toelichting op of achtergrond bij het bezwaarschrift. Is het bezwaar gericht tegen het betreffende besluit, of zijn er achterliggende problemen die op een andere manier opgelost kunnen worden. Soms leidt dit informele contact ertoe dat een bezwaarschrift wordt ingetrokken; soms leidt dit ertoe dat de medewerker AJBZ een bezoek op locatie brengt of een gesprek organiseert tussen betrokkene en vakambtenaar. Het kan ook zijn dat na het informele contact wordt besloten om de zaak te agenderen op een hoorzitting bij de Commissie bezwaarschriften. Door deze werkwijze hebben bezwaarmakers een 'gezicht' bij de jurist van de gemeente waardoor de drempel naar de hoorzitting wordt verlaagd. In de regel wordt deze werkwijze dan ook als prettig ervaren.