Programma 5: Bedrijfsvoering/ overhead

Programma 5: Bedrijfsvoering/ overhead

Waarom en waartoe

De gemeente is er voor de inwoners
De inwoner verwacht dat de gemeente betrouwbaar, deskundig en bereikbaar is. Daarbij gaat de inwoner er vanuit dat de gemeente het beschikbare geld op een verantwoorde manier besteedt. Bedrijfsvoering omvat alle zaken die binnen de organisatie geregeld moeten zijn, om onze inwoners en bedrijven goed van dienst te zijn.

Bedrijfsvoering ondersteunt alle taken van de gemeente
Bedrijfsvoering staat voor alle taken gericht op inrichting en aansturing van de organisatie en processen. Hieronder vallen de volgende onderwerpen:

  • personeel en organisatie
  • informatie en documentatie
  • juridische zaken
  • financiën
  • automatisering en administratie
  • communicatie
  • huisvesting

Algemeen

Waarom?

De gemeente is er voor de inwoners
De inwoner verwacht dat de gemeente betrouwbaar, deskundig en bereikbaar is. Daarbij gaat de inwoner er vanuit dat de gemeente het beschikbare geld op een verantwoorde manier besteedt. Bedrijfsvoering omvat alle zaken die binnen de organisatie geregeld moeten zijn, om onze inwoners en bedrijven goed van dienst te zijn.

Bedrijfsvoering ondersteunt alle taken van de gemeente
Bedrijfsvoering staat voor alle taken gericht op inrichting en aansturing van de organisatie en processen. Hieronder vallen de volgende onderwerpen:

  • personeel en organisatie
  • informatie en documentatie
  • juridische zaken
  • financiën
  • automatisering en administratie
  • communicatie
  • huisvesting

Waar gaan we naartoe?(doel)

*5.10.1: We hebben vastgesteld wat de taken zijn en hoe we ze uitvoeren

Dit noemen we interne beheersing. Alle werkprocessen zijn vastgelegd en we blijven de kwaliteit van de werkprocessen steeds verbeteren. 

Wat gaan we doen?(activiteit)

*5.10.2: We gaan op de juiste manier met informatie van burgers en organisaties om.

We voldoen aan de wet- en regelgeving van privacy en informatieveiligheid.

Wat gaan we doen?(activiteit)

*5.6: Van buiten naar binnen werken.

Waarom?

Wij maken onderdeel uit van de veranderende samenleving
Onze samenleving blijft in beweging en door de digitale ontwikkelingen verandert de interactie tussen overheid en inwoners. Inwoners zijn mondiger en kundiger. En mensen verenigen zich ook steeds gemakkelijker in andere, nieuwe verbanden. Ook stellen ze stellen hogere eisen aan de gemeente. Onze uitdaging is om de kloof tussen de leef- en de systeemwereld te overbruggen.

Het accent verschuift van de groep naar het individu. Daarnaast is er een sterke ontwikkeling van de 24-uursmaatschappij en de steeds verdergaande digitalisering.
Dit vraagt om een andere manier van werken van de politiek, het bestuur en de ambtenaren. Dit stelt andere eisen aan onze dienstverlening.

Meer samen doen

We willen meer samen doen met inwoners meer co-creatie maar dat is behoorlijk complex. Het betekent niet alleen wat voor ons als gemeente maar ook voor onze inwoners. Want het vraagt ook een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de gekozen oplossing. Het Right to challenge is een mooi voorbeeld van inwoners die verantwoordelijkheid willen nemen voor hun aandeel in de samenleving. Men wil zelf zeggenschap en dingen samen oppakken.

Daarnaast willen we de komende jaren voor vier verschillende opgaven per opgave een taskforce oprichten. Het gaat om:
- wonen en zorg
- duurzaamheid en energietransitie
- economie, ruimte en bedrijvigheid
- werk, inkomen en onderwijs

In deze taskforces brengen we mensen samen die voor de opgaven een belangrijke maatschappelijke bijdrage leveren en inbreng hebben. Geen “positiespelers” maar creatieve dwarsdenkers. Mensen die hun nek durven uitsteken, die vanuit gezamenlijke belang denken, inspireren en geïnspireerd worden, innoverend willen zijn en daarin zelf ook risico willen nemen. Van een taskforce verwachten we visie, kaders en plannen waarmee partners en wij samen aan de slag willen. En als we op weg zijn monitoren de taskforces de voortgang en halen de beruchte spreekwoordelijke “beren op de weg” weg. We stellen voor om per jaar met 1 taskforce te beginnen en te starten met wonen en zorg (zie onder opgave ‘flexibel wonen’ bij opgave 8). Hierin combineren we wonen, toegang, duurzaamheid (rondom woning), langer zelfstandig wonen, etc.

Waar gaan we naar toe? ( (Doel)

*5.6.4: De organisatie sluit zo goed mogelijk aan op de behoefte van de samenleving.

De juiste medewerker op de juiste plaats op het juiste moment. Hierdoor kunnen we flexibel inspelen op de vragen. Gegevens die wij tot onze beschikking hebben (big data) gebruiken we op een verantwoorde manier.

Wat gaan we doen? (Activiteit)

Wat kost het?

Toelichting beleidsmatige ontwikkelingen

  • Inclusie                                                                                 N € 45.000
    Het budget draagt bij aan opgave ‘meedoen’ en is bedoeld voor incidentele kosten, zoals het uitvoeren van quick scans of aanloopkosten ter ondersteuning van inclusie.
  • Communicatievisie                                                       N € 50.000
    Uitvoering communicatievisie, zoals vastgesteld.
  • Akkoord Groenlo                                                          N € 35.000
    Er is extra formatie nodig om de grote opgave op het gebied van energie op te zetten en aan te jagen (zoals het realiseren van alternatieve energieopwekking).
  • Onderwijsbeleid                                                           N € 77.000
    Er zijn meerdere vraagstukken rondom huisvesting van primair onderwijs in verschillende kernen. Om samen met de scholen te komen tot concrete plannen voor deze huisvestingsvraagstukken, is de komende jaren extra formatie benodigd. In de investeringslijst is ruimte beschikbaar gelaten voor huisvesting. Op basis van de te maken plannen worden de benodigde investeringen concreet ingevuld.
  • Ontwikkelingsbudget                                                N € 85.000
    Een budget dat als flexibele schil ingezet wordt om op specifieke onderwerpen kennis in te huren. Het doel is om hiermee de ontwikkelingen t.a.v. dienstverlening en werken van buiten naar binnen in goede banen te leiden. Van buiten naar binnen werken vraagt bijvoorbeeld expertise en inzet om processen (denk aan burgerparticipatie) goed te laten verlopen. Maar ook ontwikkelingen op het gebied van Smart Data vragen om kennisontwikkeling.
  • Applicatiebeheer                                                         N € 80.000
    Na de implementatie van het zaaksysteem eind dit jaar zal overgegaan worden naar de beheerorganisatie. Het optimaal laten functioneren van het zaaksysteem is bedrijfskritisch en van belang voor continuïteit van onze dienstverlening richting inwoners.
  • Mutaties reserves                                                        N € 3,6 mln.
    Dit betreft voornamelijk de dekking van het incidenteel tekort op het sociaal domein van ruim € 4 2 mln door de reserves sociaal domein (€ 1.3 mln) en de algemene reserve (2.9 mln). Daartegenover staat een toevoeging aan de algemene reserve van € 990.000, waarmee de algemene reserve per saldo met ongeveer € 1.9 mln daalt in 2019.

 

Toelichting autonome ontwikkelingen

  • ICT                                                                             N € 70.000
    Zoals in de 2e berap 2018 aangegeven, zijn de kosten structureel hoger door de toename in het aantal licenties (gebruikers).
  • Tractie                                                                     N € 25.000
    Zoals ook in de 2e berap aangegeven, zijn de kosten op onderhoud van tractiemiddelen hoger. Er zijn meer gespecialiseerde machines/materialen bijgekomen waarvan het onderhoud duurder is. Daarnaast zijn er verouderde machines. Deze worden de komende jaren grotendeels vervangen via het investeringsplan. Dit duurt echter nog een aantal jaren.
  • Algemene baten en lasten                          N € 100.000
    Betreft extra kosten voor oninbare debiteuren, zoals ook in de 2e berap aangegeven. Te voorziene kosten moeten we meenemen in de begroting.
  • Personeelsbudget                                           N € 240.000
    Zoals in de Voorjaarsnota 2019 aangegeven, stijgen de personeelskosten door de effecten van de CAO. In totaal is dit 818.000. Hiervan krijgen we een deel compensatie vanuit de algemene uitkering (€ 550.000) en wordt een deel gedekt uit hogere inkomsten uit leges (€ 30.000). Per saldo resteert er een structureel nadeel van € 240.000.
  • Doorbelastingen                                            budgettair neutraal
    Door doorbelasting overhead (interne uren) en kapitaallasten geeft dit een effect op de lasten.

Toelichting overhead

Overhead, zoals bedoeld in de BBV, wordt samengevat als bedrijfsvoeringskosten of als kosten die voortvloeien uit de PIOFACH-taken (personeel, informatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting).

Overhead mag wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en kostendekkende activiteiten als (subsidie)projecten. In de Oude IJsselstreek wordt dit gedaan naar rato van de werkelijk geschreven uren van het laatste afgesloten boekjaar. De begroting 2019-2022 maakt gebruik van de werkelijk geschreven uren over 2017.

 

Indicatoren