Programma 5: Bedrijfsvoering/overhead

Informatieveiligheid en privacy zijn onderwerpen die een groot aantal wettelijke verplichtingen met zich meebrengen. Afgelopen jaar is het informatieveiligheidsbeleid geactualiseerd en is de informatieveiligheidsorganisatie ingericht. Door het aannemen van een coördinator informatieveiligheid & privacy hebben we ons er als gemeente van verzekerd op deze terreinen de juiste stappen te zetten. Op het gebied van privacy, informatieveiligheid en de Functionaris Gegevensbescherming werken we ook samen met de gemeenten Doetinchem, Aalten en Doesburg.

De coördinator informatieveiligheid en privacy is bezig met het opstellen van een plan van aanpak over de wijze waarop we de komende drie jaar gaan voldoen aan de eisen die de Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) aan ons stelt. Belangrijk aandachtspunt hierbij is het verhogen van het bewustzijn van de medewerkers. En verder wordt op dit moment gewerkt aan het opstellen en vullen van het register van verwerkingsactiviteiten die vanaf mei 2018 verplicht is.

Gemeenten hebben de beschikking over veel informatie, over gegevens van haar inwoners, bedrijven en overige organisaties. Deze gegevens moeten aan de ene kant met zorg beschermd worden. Maar het biedt ook mogelijkheden om inzichten te krijgen of ontwikkelingen te volgen. Dit is waar het begrip ‘Big data’ wordt geïntroduceerd. Gemeenten worden zich er steeds meer van bewust wat voor mogelijkheden het analyseren van verschillende datasets biedt. Op het gebied van data-innovatie worden her en der de eerste stappen gezet. Data uit sensoren, social media data en datasets van partners en de gemeenten zelf worden ingezet om uiteindelijke doelen te bereiken. Bij het gebruik van analyses van datasets is er een risico op verkeerde of oneigenlijke interpretaties.

Komende jaren gaan we als organisatie gestructureerd aan het werk om aan alle eisen die aan onze informatieveiligheid gesteld worden te gaan voldoen. Rondom de privacy is het van kracht worden van de Algemene Verordening Gegevensbescherming een belangrijke ontwikkeling. Vanaf mei 2018 zijn we als gemeente verplicht om aan te tonen dat we voldoen aan de privacyregels. Een belangrijke manier om dit aan te tonen is het bijhouden van het eerder genoemde register van verwerkingsactiviteiten.

Als gemeente hebben we in het verleden gezocht naar manieren om inwoners te betrekken bij gemeentelijke processen. Denk aan de experimenten als de burgerjury en de burgerbegroting van een kleine tien jaar geleden. Een heel andere manier waarop we het laatste jaar onze inwoners hebben bevraagd, is via de inzet van het inwonerspanel Oude IJsselstreek spreekt.

 

We betrekken de samenleving bij de ontwikkeling en uitvoering van projecten en beleid, waarbij we de focus leggen op deelnemen op wijk- en kernniveau. Daar ligt de betrokkenheid van onze inwoners, zoals blijkt uit de resultaten van het inwonerspanel. Daaruit komt ook naar voren dat het helder aangeven van rollen een belangrijke succesfactor voor participatietrajecten is. Initiatiefnemers, deelnemers en geïnteresseerden weten dan waar de verantwoordelijkheden liggen en de verwachtingen over en weer zijn duidelijk. De gemeente gaat daarom op zoek naar nieuwe werkvormen van participatie.

 

Oude IJsselstreek kent al veel goede voorbeelden waarbij mooie initiatieven zijn uitgewerkt en waarbij de gemeente een ondersteunende rol had. We blijven initiatieven uit de samenleving stimuleren en schenken hier actief aandacht aan. We luisteren naar inwoners, bedrijven en organisaties en blijven in gesprek. We denken en communiceren met betrokkenen in mogelijkheden. Bij voorkeur op locatie en van mens tot mens. Ook online kunnen we de samenleving nog beter betrekken en deelname van de samenleving nog verder uitbreiden. Bijvoorbeeld door een andere inzet van online media en door het digitale inwonerspanel ‘Oude IJsselstreek spreekt’ vaker in te schakelen voor onderwerpen waarover de inwoner heeft aangegeven graag mee te willen denken en doen. 

Ontwikkelingen in de samenleving, decentralisatie van overheidstaken vragen om een andere manier van werken binnen de gemeentelijke organisatie. Een manier van werken dat bijna altijd samenwerken betekent, door mensen van buiten en binnen de organisatie. Dat vraagt om opereren in flexibele netwerken, met wisselende rollen en partijen. Niet de eigen organisatie staat daarbij centraal maar het organiseren van de resultaten voor inwoners en samenleving (opgavegericht werken).

In de afgelopen 5 jaar is binnen de gemeente de aandacht gegaan naar de structuur: het traditionele ‘organisatieharkje’ is omgezet in een netwerkorganisatie. Tegelijk is er een omslag gemaakt van het uitvoeren van functies, naar het werken vanuit van een of meer rollen. In het kader van de bezuinigingen en de reorganisatie is daarnaast ingezet op vermindering van de formatie. Insteek daarbij was om zo efficiënt mogelijk uitvoering te blijven geven aan de taken en opgaven die er op dat moment lagen. 

Onze organisatie kenmerkt zich door loyale professionals die zich betrokken voelen bij de gemeenschap waar ze voor werken. We weten met de beschikbare mensen veel werk te verzetten. Maar het kraakt soms in de voegen qua werkdruk. Ondertussen verandert het dagelijkse werk door ICT en door taken die erbij komen en verdwijnen. Dat vraagt om aanpassingsvermogen en blijven investeren in mensen.

Het streven is “de juiste persoon, op de juiste plek, op het juiste moment”. Daarmee voldoet de organisatie op elk moment aan de vraag van de samenleving en het bestuur.

Om daar te komen moeten we oa:

• Structureel vooruitkijken (3-6 jaar) wat ontwikkelingen zijn, welke opgaven daaruit voort kunnen komen en welke kwaliteit cq kwantiteit dat vraagt binnen de organisatie;
• Kwaliteiten en drijfveren van de professionals nog beter kennen; hen de gelegenheid geven en uitdagen om hun kwaliteiten en vaardigheden te blijven ontwikkelen;

• Qua in-, door- en uitstroom op regionale schaal gaan werken. 

Strategische PersoneelsPlanning ondersteunt binnen OIJ dit proces. Hiermee zijn we in 2018 aan de slag gegaan. Daarna zullen we ook andere personeelsinstrumenten moderniseren. Dat tezamen wordt het Strategisch PersoneelsBeleid.