Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

1. De gemeente als werkgever

De gemeente als werkgever
Binnen Oude IJsselstreek zijn we één van de grotere werkgevers, met ongeveer 300 mensen in vaste dienst en een flexibele schil. Er gaat jaarlijks circa 18 miljoen om in de P-begroting aan loonkosten en opleidingen. Daarmee dragen we bij aan de dimensies inkomen, werk, balans tussen werk en privé en sociale contacten.
De mensen die voor de gemeente werken, moeten hun vak verstaan, midden in de samenleving (durven) staan en goed opgeleid en zo vitaal mogelijk zijn. Dit vraagt vanuit onze rol als werkgever om goed werkgeverschap. Als werkgever willen we onze medewerkers goede faciliteiten blijven bieden, zoals huisvesting, opleidingsmogelijkheden en mogelijkheden om flexibel en plaats- en tijdsonafhankelijk te kunnen werken. Deze faciliteiten dienen daarmee als middel om onze inwoners ten dienste te kunnen zijn. Komend jaar leggen we als werkgever extra focus op het verbeteren van onze informatievoorziening, digitalisering, de interne beheersing en verantwoording en vitaliteit.

Doelen en acties

1- Interne beheersing

Als betrouwbare overheid moeten we uiteraard kunnen uitleggen en verantwoorden hoe we onze publieke middelen uitgeven en waaraan. De meting om te toetsen of we dit goed doen, uit zich in een goedkeurende verklaring van de accountant. Dat betreft dan de financiële rechtmatigheid. Maar interne beheersing gaat verder dan dat. We maken in de komende jaren de beweging van puur financiële verantwoording naar verantwoording op effect, inhoud en doelmatigheid. Zodat we beter kunnen uitleggen waar we het voor doen en wat het bijdraagt aan de brede welvaart voor onze inwoners. Het jaarverslag, met de verantwoording op de effecten, wordt daarmee steeds belangrijker.
In samenwerking met de accountant gaan we deze nieuwe vorm van verantwoording in de organisatie borgen. Vanuit de bedoeling en passend bij onze werkwijze (verantwoordelijkheid laag leggen, geen controletoren, maar wel voldoen aan wet- en regelgeving). Zodat we zelf het in control statement kunnen afgeven.

Gezien het aantal taken en verantwoordelijkheden, krijgen we met een relatief beperkte groep mensen veel voor elkaar. Voor een gemeente met onze omvang zitten we namelijk aan de onderkant van de benchmark ‘aantal medewerkers per inwonertal’. Hier zijn we trots op, maar het is tegelijkertijd kwetsbaar en het vraagt flexibiliteit, kwaliteit en vitaliteit van onze mensen. Het is dan ook van belang ook als werkgever bij te dragen aan onder andere de vitaliteit. Daartoe is onder andere een vitaliteitsfonds ingesteld als proef.
De vitaliteit meten we elke drie jaar en daarop volgen dan een aantal specifieke workshops waar mensen gebruik van kunnen maken.

O

Uitdaging voor 2021 is de passende inrichting van de "rechtmatigheidsverklaring" vorm te geven. Interne bevindingen hangen samen met de inrichting hiervan. Er staan nog bevindingen open die door de accountant dan wel door onze eigen Interne Controle gedaan zijn. Het oppakken van deze bevindingen is een opgave. Dat zit hem ook in de complexiteit van de bevindingen. We zijn in gesprek met de procesverantwoordelijke binnen de organisatie hoe we dit het best en meest praktisch kunnen vormgeven, op weg naar de eigen rechtmatigheidsverklaring.

Aangaande vitaliteit blijft het vitaliteitscafé de organisatie meten en adviseren door frequent stukken online te plaatsen of het goede gesprek met de collega te voeren. In Q4 staat het PMO (Preventief Medewerkers Onderzoek) gepland.

2- Goede informatievoorziening

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker. Er komt steeds meer informatie, die steeds meer digitaal toegankelijk is. Goede, juiste, volledige informatie die goed toegankelijk is, is één van de belangrijkste aspecten om een betrouwbare overheid en een fijne samenwerkingspartner te kunnen zijn. Uiteraard rekening houdend met de privacywetgeving. Het vraagt voortdurend aandacht en investeren om dit goed te (blijven) doen. Zo gaat in het komende jaar extra aandacht naar GEO-basisregistratie en Informatie Beheer Openbare Ruimte.
Een goede ICT is de basis om te zorgen dat werkprocessen van de organisatie, het college en de raad goed lopen. De maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld de maatregelen rond corona) vragen er om steeds meer digitaal te werken en te communiceren. Dit pakken we onder andere op met het project ‘digitaal samenwerken werkt’, waarmee we Office 365 versneld implementeren en onze digitale infrastructuur daarop aanpassen.

G

De budgetten en de aansturing van de GEO-basisregistraties zijn met de begroting 2021 gecentraliseerd en langs vier lijnen wordt nu de GEO-informatievoorziening verbeterend, te weten: data, processen, organisatie en ICT. Daarnaast is er een nieuw systeem voor het beheer van de openbare ruimte aangeschaft. Die zal naar verwachting aan het eind van het tweede kwartaal operationeel zijn waarna ook daar het werk aan de kwaliteit van de data zal beginnen.

Ter bevordering van het digitaal werken is een tweetal projecten gestart.  In het tweede kwartaal zullen alle medewerkers over de juiste hardware beschikken om goed digitaal te kunnen (samen)werken. Het tweede project over hoe de beschikbare applicaties daarvoor optimaal in te zetten loopt het hele jaar nog door.

3- Huisvesting

Onze ‘stenen’ ondersteunen onze dienstverlening. De kwaliteit hiervan moet simpelweg voldoen aan de functie waar ze voor zijn, aan duurzaamheidseisen en aan de arbo. En dat alles in redelijkheid.
De gebouwen zijn wel meer dan een fysieke werkplek, ze bieden ook het fundament om bijvoorbeeld goed van buiten naar binnen te kunnen werken. Vandaar dat we geïnvesteerd hebben in de ontvangsthal, een van onze visitekaartjes en in vergaderruimtes waar externe overleggen plaatsvinden. En in de Proatbus, als een werk- en ontmoetingsplek die in de hele gemeente kan komen.

G

In 2020 hebben we vanuit het eenmalige bedrag voor herinrichting werkplekken op basis van de uitkomsten van de RI&E  alle werkplekken op het gemeentehuis voorzien van zit/sta bureaus.  De stoelen waren het jaar ervoor al vernieuwd. 
Ook zijn akoestische wanden geplaatst. Voor het jaar 2021 staat nog een restantbudget open voor de herinrichting van een aantal (spreek)ruimtes. Dit wordt later dit jaar opgepakt, aangezien we eerst duidelijk willen krijgen wat het plaats- en tijdsonafhankelijk werken precies voor ons gaat betekenen  en hoe we het gemeentehuis willen gaan gebruiken. 

4- Communicatie

Communicatie en informatie zijn onze olie, onze energie in de motor. We communiceren als gemeente ontzettend veel over heel veel onderwerpen. Zonder goede informatie loopt deze motor niet. En als we niet goed communiceren, begrijpt niemand het. Onze communicatie moet begrijpelijk, toegankelijk en vanuit de leefwereld van de inwoner zijn. Blijvende aandacht voor communicatie en de uitvoering van de communicatievisie is dan ook van belang. Het komende jaar zetten we het communiceren met beeldmateriaal voort. Ook hier heeft de corona een versnelling en verbreding gegeven in de wijze waarop we dat doen.

Niet alleen onze communicatie speelt hierin een rol. Ook communicatie van anderen (lees, publieke media) draagt bij aan de beeldvorming en aan de controle op het democratisch bestel die bij een betrouwbare overheid horen. Een professionele publieke omroep draagt zo direct bij aan de dimensie van maatschappelijke betrokkenheid. We vinden het dan ook belangrijk om te (blijven) bijdragen in de ontwikkeling en het levensvatbaar houden van Regio8.

G

Vanuit de hoofdlijnen van de communicatievisie communiceren we over activiteiten van de gemeente, het waarom ervan en wat het voor inwoners betekent. We werken aan een organisatiebreed participatiebeleid. De gemeenteraad heeft in maart ingestemd met de startnotitie.  Begin dit jaar hebben we voor onze website het waarmerk ‘Drempelvrij’ ontvangen.. Dit betekent dat de website te lezen en te begrijpen is voor alle inwoners, ook voor mensen met een beperking.  We blijven  visuele middelen inzetten zoals  video's, animaties en infographics. .  

2. De gemeente als maatschappelijk verantwoord ondernemer

De gemeente als maatschappelijk verantwoord ondernemer
Het maatschappelijk verantwoord ondernemen van de gemeente komt bijvoorbeeld tot uiting op het gebied van duurzaamheid, duurzame contacten en contracten, en inclusief werkgeverschap. Op deze manier kunnen we ook als bedrijf bijdragen aan het versterken van de brede welvaart op met name de dimensies werk, sociale contacten, subjectief welzijn, milieu en maatschappelijke betrokkenheid. Daarnaast zijn we soms ook een onderneming (met een sociaal oogmerk) binnen het privaatrecht en met een eigen winst- en verliesrekening. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van bedrijventerreinen en de verkoop van openbaar grondgebied.

Doelen en acties

1- Aanbestedingsbeleid

We zijn zuinig op onze publieke middelen. We willen aan de ene kant maximaal rendement halen uit elke euro. Maar we zien dat dat rendement ook prima, of zelfs beter, te behalen is door op andere wijze aan te besteden, door bijvoorbeeld uit te nodigen om de beste kwaliteit te bieden voor de prijs die wij er voor over hebben, of door langjarige afspraken te maken. Zo heeft bijvoorbeeld de subsidietender een langjarige samenwerking met Buurtzorg Jong opgeleverd. Door overeenkomsten af te gaan sluiten via de methode “conscious contracts”, werken we aan partnerschappen. Op deze wijze werken past binnen de twee begrippen normaliseren en innoveren/samenwerken (uit sociaal domein).

Maar we willen met ons aanbestedingsbeleid ook zo goed mogelijk bijdragen aan de inhoudelijke beweging vanuit de andere programma’s. Zodat we als bedrijf maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met bijvoorbeeld contracten die een stevige sroi-component (social return on investment) hebben en die de lokale economie ondersteunen. Of de duurzaamheid ondersteunen door bedrijven uit te dagen of eisen te stellen op het gebied van circulariteit.

En in het verlengde hiervan zoeken we naar mogelijkheden om de administratieve last van de bedrijven (en onze eigen organisatie) te verminderen. Om dit te bereiken kijken we opnieuw naar het aanbestedingsbeleid.

G

De methode van conscious contracts wordt in het Sociaal Domein toegepast in de begin maart 2021 gepubliceerde subsidietenders Specialistische Jeugdhulp in de buurt en Wmo-hulp in de buurt. Op basis van deze subsidietenderprocedures wordt met ingang van 1 januari 2022 met een beperkt aantal gegadigden een langlopende samenwerkingsrelatie aangegaan waarbij we de mogelijkheid creëren om constructief te investeren in een lokaal hulpnetwerk dat passend is voor de zorgvraag in onze gemeente.  

Het toepassen van Social return on investment bij aanbestedingen is maatwerk en wordt per aanbesteding beoordeeld. 

Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is up-to-date.

2- Inclusief werkgeverschap

Als werkgever gaan we steeds meer toe naar een organisatie met hoogopgeleiden. Dit is een bijna autonome beweging vanuit de taken die we hebben en erbij krijgen vanuit het rijk (denk aan de decentralisaties). Vanuit de inclusieve maatschappij willen we echter een zo breed mogelijke afspiegeling in onze organisatie. Dat betekent dat we bepaalde taken zelf willen blijven uitvoeren, zoals beheer openbare ruimte omdat dat een brede werkgelegenheid biedt.
Qua quotum voldoen we al jaren aan de eisen van de participatiewet om mensen uit het doelgroepenregister een arbeidsplaats te bieden; met name bij onze buitendienst omdat daar meer dan 20 mensen zijn gedetacheerd vanuit Laborijn. Echter, we zien inclusief werkgeverschap breder en streven er na in het eigen gemeentelijke bedrijf werk te bieden aan een aantal mensen uit deze doelgroep. Dit sluit ook naadloos aan bij de gedachte van Meedoen Werkt!

G

We hebben dit streven afgelopen jaar gebracht naar een paar concrete resultaten. We hebben 2 inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt in vaste dienst genomen en 3 Wajongers ervaring laten opdoen door ze passend werk te bieden binnen de gemeentelijke organisatie. Een van hen heeft een tijdelijke contract gekregen bij ons participatiebedrijf STOER.