Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

1. De gemeente als werkgever

Binnen Oude IJsselstreek zijn we één van de grotere werkgevers, met ongeveer 320 medewerkers in vaste en tijdelijke dienst en een flexibele schil. Er gaat jaarlijks circa € 19 miljoen om in de P-begroting aan loonkosten en opleidingen. Binnen de overige exploitatiebudgetten worden daarnaast ook externen ingehuurd op specifieke projecten. Daarmee dragen we bij aan de dimensies inkomen, werk, balans tussen werk en privé en sociale contacten.

De mensen die voor de gemeente werken, moeten hun vak verstaan, midden in de samenleving (durven) staan en goed opgeleid en zo vitaal mogelijk zijn. Dit vraagt vanuit onze rol als werkgever om goed werkgeverschap. Als werkgever willen we onze medewerkers goede faciliteiten blijven bieden, zoals huisvesting, opleidingsmogelijkheden en mogelijkheden om flexibel en plaats- en tijdsonafhankelijk te kunnen werken. Die laatste ontwikkeling is overigens door de corona-periode versneld. Deze faciliteiten dienen daarmee als middel om onze inwoners ten dienste te kunnen zijn.

Komend jaar houden we als werkgever extra focus op het verbeteren van onze informatievoorziening, digitalisering, de interne beheersing en verantwoording. Tevens investeren we in het ‘hybride’ samen werken, in het borgen van een goede balans tussen fysiek en digitaal vanuit huis werken of een andere werkplek. Daarin betrekken we ook de huisvesting.

We groeien verder als ontwikkelgemeente, met alle dynamiek en groeistuipen die daarbij horen. En dat in een tijd van coronamaatregelen en/of de naweeën daarvan. Met een toenemende krapte op de arbeidsmarkt die maakt dat er niet (meteen) nieuwe medewerkers of tijdelijke inhuur beschikbaar zijn. Dit vraagt om extra aandacht voor werkdruk en werkplezier. Met voortdurende aandacht voor de vitaliteit van mensen. En om een formatieve omvang die past bij het uitvoeren van de prioriteiten, de (veranderende) wettelijke taken en het going concern en de bedrijfsvoering.

Doelen en acties

5.1.1- Interne beheersing

Wij staan voor een verantwoorde en rechtmatige manier van het inzetten van onze middelen: geld en mensen. De commissie BBV heeft onlangs besloten de invoering van de rechtmatigheidsverklaring met een jaar uit te stellen. Vanaf 2022, dus voor het eerst bij het jaarverslag 2022, dat vlak voor de zomer 2023 door de raad zal worden vastgesteld, moet het college zelf een rechtmatigheidsverklaring afgeven. Met deze verklaring geeft het college aan of zij, binnen door de gemeenteraad aangegeven grenzen, rechtmatig heeft gehandeld. Wij zijn volop bezig met de voorbereidingen voor dit proces. In 2021 is een aanvang gemaakt met de aanpak van de belangrijkste prioriteiten. We werken op dit moment reeds op een rechtmatige wijze, hetgeen ook blijkt uit de door de accountant goedgekeurde jaarrekening.

In overleg met de accountant en de auditcommissie zullen wij de nodige maatregelen nemen om te waarborgen dat de noodzakelijke controleactiviteiten steeds worden vastgelegd. Dit zal in 2022 ook gebeuren met de zaken die een lagere prioriteit genieten, maar ook moeten worden opgepakt. We blijven hier vanzelfsprekend steeds in overeenstemming met onze sturingsfilosofie: de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk in de organisatie leggen, geen controletorens, maar wel rechtmatig en in control zijn.

We willen in de komende jaren de ontwikkeling voortzetten van alleen financiële informatie naar verantwoording op effect, inhoud en doelmatigheid. Waar doen we het voor en wat draagt het bij aan de brede welvaart voor onze bewoners? Een goede interne beheersing kan om die reden dan ook niet los worden gezien van een goede informatievoorziening.

O

In verband met wisseling van medewerkers in het najaar van 2021 heeft de voortgang rondom de verbetering van de interne beheersing in aanloop naar de rechtmatigheidsverklaring, vertraging opgelopen. De verwachting is dat we in het tweede kwartaal van 2022 meer duidelijkheid hebben over de aanpak en de speerpunten voor dit jaar.

5.1.2- Goede informatievoorziening

We zien informatie als belangrijke grondstof voor dienstverlening, transparantie, tijd- en plaatsonafhankelijk werken, bewaren van cultureel erfgoed en interne control. Er komt steeds meer informatie, die steeds meer digitaal toegankelijk is. Goede, juiste, volledige informatie die goed toegankelijk is, is één van de belangrijkste aspecten om een betrouwbare overheid en een fijne samenwerkingspartner te kunnen zijn. Uiteraard rekening houdend met de privacywetgeving. Het vraagt voortdurend aandacht en investeren om dit goed te (blijven) doen. Zo gaat in het komende jaar extra aandacht naar de Wet Open Overheid (WOO). In dit kader is het doel om over 8 jaar de informatiehuishouding conform de WOO op orde te hebben. Afgelopen jaar hebben we een I-visie (Visie op informatie) ontwikkeld met daarin de kaders voor een goede informatievoorziening. Komend jaar gaan we aan de slag met een I-strategie waarmee we voor de lange termijn bepalen hoe we de informatiehuishouding op orde gaan krijgen. Tegelijkertijd gaan we aan de slag met het opschonen van informatie. Dit doen we door informatie die we niet meer nodig hebben te vernietigen, of over te brengen naar het streekarchief als de informatie blijvend bewaard moet worden.

Een goede informatievoorziening en ICT zijn de basis om te zorgen dat werkprocessen van de organisatie, het college en de raad goed lopen. De maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld de maatregelen rond corona) vragen er om steeds meer digitaal te werken en te communiceren. Dit pakken we onder andere op met een verdere rationalisatie van het applicatielandschap gericht op een effectievere en efficiëntere informatievoorziening.

5.1.3- Plaats- en Tijdonafhankelijk Werken

Met onze voorzieningen zoals onze gebouwen en ICT creëren we nieuwe mogelijkheden voor passende en innovatieve dienstverlening. Deze voorzieningen moeten op meerdere manieren en flexibel ingezet kunnen worden. Onze gebouwen moeten inspireren en gastvrij zijn. En ICT werkt niet alleen ondersteunend, maar is ook een aanjager voor innovatie en verandering. Daarnaast moet de kwaliteit hiervan voldoen aan duurzaamheids-, veiligheids- en Arbo-eisen. En dat alles in redelijkheid.

We zitten, zoals aangegeven, in een ontwikkeling naar meer plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Dat betekent dat we werken op de plaatsen en momenten waar we de meeste toegevoegde waarde voor onze inwoners en ondernemers hebben. Onze gebouwen zijn en blijven een fysieke plek waar bestuur en ambtelijke organisatie elkaar of inwoners en partners ontmoeten en werkzaamheden verrichten. Dat doen we in combinatie met het werken elders (thuis of vanaf een andere werkplek). Dat betekent dat we er de facto zo'n 300 ‘gebouwen’ en werkplekken bij gekregen hebben. Deze hybride vorm van werken biedt een betere balans werk-privé, minder druk op verkeer en de basis om goed van buiten naar binnen te werken. Het gemeentehuis vraagt in de komende jaren forse investeringen in onderhoud aan zowel het gebouw als de installaties, conform het meerjarenonderhoudsplan. Indertijd is bij het opstellen van dit onderhoudsplan geen rekening gehouden met de duurzaamheid die de gemeente ondertussen in haar beleid voorstaat. Tezamen met de consequenties van het hybride werken (denk aan behoefte aan minder vierkante meters werkplek en een ander gebruik van de vierkante meters) vraagt dit om een herbezinning op en onderzoek naar de opties voor de huisvesting. Want wat is de manier waarop we kunnen en willen werken? En is dit nog wel de plek waar we dat doen? Met de juiste omvang? Evenzo worden er andere zaken gevraagd van de inrichting van het gebouw, de faciliteiten en de hard- en softwarematige ondersteuning. In het eerste kwartaal van 2022 stellen we hiervoor een startnotitie op.

G

De afgelopen tijd is prioriteit gegeven aan het project hybride werken. Hoe geven we hybride werken vorm? Wat betekent het voor onze organisatie? Het schrijven van de startnotitie is uitgesteld. De startnotitie zal in het derde kwartaal worden voorgelegd.

5.1.4- Communicatie en Participatie

Communicatie en informatie zijn onze olie, de energie in onze motor. We communiceren als gemeente op veel verschillende manieren en veel verschillende momenten met onze inwoners, ondernemers en andere partners. Al het contact, in alle vormen, tussen ons en onze inwoners, ondernemers en andere partners is communicatie. We willen dat al onze communicatie begrijpelijk en toegankelijk is en dat dit aansluit op de leefwereld van de inwoners, ondernemer en/of partner. Met communicatie zorgen we voor verbinding. Het optimaliseren van onze communicatie en communicatiemiddelen, zowel offline als online, heeft blijvende aandacht. Beeld is inmiddels niet meer weg te denken uit onze communicatie. De digitale ontwikkelingen blijven we hierin volgen. We werken daarbij vanuit de 8 hoofdlijnen uit onze communicatievisie.

De rol van overheid én inwoner is sterk aan het veranderen. Grote opgaven als de energietransitie, woningbouw, de Omgevingswet maar ook sociale vraagstukken vragen om een andere manier van samenwerken tussen (lokale) overheid en inwoners. Hoewel er op projectniveau al invulling wordt gegeven aan inwoner- en overheidsparticipatie, is er behoefte aan gemeentebreed beleid dat antwoord geeft op de vraag ‘wat’ participatie is en ‘hoe’ we daar invulling aan geven. De invoering van de Omgevingswet per 2022 geeft hier een concrete deadline aan. Ook de gemeenteraad onderschrijft het belang van participatie. Vanaf 2022 geven we uitvoering aan het nog vast te stellen participatiebeleid zodat we de maatschappelijke betrokkenheid verder versterken, het werken vanuit de bedoeling bevorderen en bijdragen aan het subjectief welzijn van onze inwoners binnen de Brede Welvaart. Daarmee geven we ook door middel van ons participatiebeleid uitvoering aan onze sturingsfilosofie: aansluiten bij dat wat logisch voelt en is voor de inwoner. Hierbij hebben we ook aandacht voor openbaarheid en transparantie.

G

In december 2021 heeft de gemeenteraad het participatiebeleid en de participatieverordening vastgesteld. We zijn gestart met het online platform 'onzeoudeijsselstreek' . Via dit platform kunnen inwoners meepraten over onderwerpen, zoals woningbouwprojecten. Verdere uitvoering van het participatiebeleid wordt vanaf het 2e kwartaal 2022 opgepakt.  Begin dit jaar is via het inwonerspanel 'Oude IJsselstreek spreekt' onderzoek gedaan naar afval. We blijven visuele middelen inzetten zoals fotografie, infographics en video. Zowel online als offline. We hebben daarbij aandacht voor toegankelijkheid, zowel in woord als in beeld.
Op basis van een onderzoek van studenten naar de kernwaarden van de gemeente, gaan we aan de slag met het uitwerken van een merkconcept voor Oude IJsselstreek.  Dit kan de verbindende factor zijn voor arbeidsmarkt communicatie, marketing en toerisme en de trots van de inwoners.

5.1.5 Formatie

In 2021 hebben we zowel incidenteel als structureel extra menskracht ingezet om uitvoering te geven aan impulsen, extra taken en het niet verder laten oplopen van de werkdruk (o.a. door ziektevervanging). Daarbij hebben we uitgesproken dat ook voor 2022 en verder een investering in menskracht noodzakelijk is. Voor de diverse doelen die in de programma’s zijn benoemd alsmede voor versterking binnen de going concern, is dan ook extra vakinhoudelijke expertise nodig. Aangezien deze behoefte voornamelijk aan impulsen en projecten is gerelateerd, en/of de consequenties van te maken beleidskeuzes pas over enkele jaren duidelijk worden, gaat het dus vooral om incidentele kosten. In de Voorjaarsnota is hiertoe een eerste inschatting van € 250.000 structureel gemaakt. Op basis van de (aangekondigde) verdere uitwerking, komen we uit op een benodigd extra personeelsbudget van € 419.000 structureel (€ 169.000 hoger dan in de VJN). Incidenteel hebben we € 516.000 (in 2022) en €415.000 (in 2023) nodig.

Deze stijging is met name nodig voor:

  • Hogere kosten meer benodigde inhuur
    Niet alleen onze gemeente maar de hele overheid kampt met een schaarste op de arbeidsmarkt, zeker op bepaalde specialistische expertise. Dat betekent langere en lastigere wervingsprocedures en duurdere inhuurtarieven. Zo vragen onder andere de ontwikkelingen op het ruimtelijk gebied en de uitvoering van het klimaatakkoord veel inzet van veel steeds schaarsere kennis. We onderzoeken in regionaal verband of we zelf gaan opleiden of samenwerking aangaan met onderwijsinstituten. Als er een haalbaar en gedragen idee ontstaat, werken we dat verder uit in een projectplan c.q. businessmodel.
  • Groei naar ontwikkelgemeente
    Zoals aangegeven, groeien we verder naar het zijn van een ontwikkelgemeente en netwerkorganisatie. De opgaven veranderen (denk aan versnelling woningbouw, werken aan klimaatadaptatie, verder transformeren op het sociaal domein, vormgeven van 'n grote gebiedsopgave ed). Ze vragen om een andere innovatieve benadering, om intensievere samenwerking met partners en inwoners en om bewust inzetten op de dimensies Brede welvaart. We zetten de lijn door om vanuit de brede welvaart, juist nu, kansen te pakken en impulsen te geven. We doen dit met ambitie en lef en laten ons niet tegenhouden door een crisis en zien kansen in plaats van bedreigingen bij externe veranderingen. Met oog voor de mens, gericht op kwaliteit en werkend vanuit visie. Door te normaliseren, voorkomen en samenwerken/innoveren. Vanuit de raad is dit de afgelopen jaren ook meerdere keren onderschreven en bekrachtigd. Dit alles vraagt om verder investeren in mensen, zowel in denk- en uitvoeringskracht voor de nieuwe (beleids)ontwikkelingen als voor going concern en bedrijfsvoering.
  • Ondersteuning in processen
    Voor bijna iedereen in de organisatie, dus ook voor de flexibele schil (in 2021 rond de 70 personen) geldt, dat er steeds meer wordt gevraagd -in tijd en kennis- voor het managen en toegankelijk maken van informatie, voor het vormgeven van participatieve trajecten, subsidieaanvragen en aanbestedingen, en voor de administratie voor de interne beheersing. Dit neemt bij bepaalde personen en teams zo veel tijd in beslag, zeker als er veel nieuwe mensen bij komen, dat het ten koste gaat van snelheid in processen, resultaten en werkplezier. Voor de komende twee jaar zetten we derhalve extra in op het ondersteunen van alle professionals. Dit doen we door inzet van professionals op de gebieden informatiemanagement, financiën, servicedesk, juridische zaken en contractmanagement. We maken ook gebruik van een vorm van ‘jobcarven’ binnen functies met als doel om achterstanden niet op te laten lopen en waar mogelijk weg te werken. We brengen de werkdruk naar beneden en verhogen het werkplezier door aan de voorkant de processen gelijk goed in te richten.

Waar we in het begin van de coronacrisis juist een daling in ziekteverzuim zagen, is daarna met name het langdurig ziekteverzuim sterk toegenomen, mede door de toenemende werkdruk. We verwachten zeker een na-ijl effect de komende jaren, maar hoe dit in het totaal van het personeelsbudget uitpakt, kunnen we op voorhand niet concreet inschatten. We hebben dit risico dan ook meegenomen in de risicoparagraaf.

Vitaliteit is altijd een belangrijk onderwerp in elke organisatie. Zeker in de coronaperiode en de naweeën daarvan, is aandacht voor vitaliteit cruciaal. Corona hakt er harder in qua creativiteit, productiviteit en het algemeen welbevinden dan aan de buitenkant te zien is. Gedurende het jaar hebben we hier op allerlei manieren aandacht voor gehad en maken we gebruik van diverse regelingen en maatwerk om mensen daarin te faciliteren. Zo bieden we ook extra activiteiten, workshops e.d. waar mensen gebruik van kunnen maken. Tevens meten we -op vrijwillige basis- elke drie jaar hoe vitaal mensen zich fysiek en mentaal voelen (gepland in Q4 2021). Ons uitgangspunt is: de eigen verantwoordelijkheid ligt bij de medewerker, de werkgever ondersteunt en coacht daarin.

5.1.6- Covid

De coronacrisis heeft effect op veel plekken in onze samenleving. De afgelopen periode zijn er verschillende ondersteunende maatregelen uitgevoerd door de gemeente, zoals de steunmaatregelen voor verenigingen, zwembadkaarten voor jeugd op de basisscholen, uitstel belastingen en uitvoering van de Tozo en Tonk.
Uit ervaring blijkt dat we als gemeente vooral te maken hebben met impact op de beleidsterreinen economie, het sociaal domein/ de sociale structuur en het maatschappelijk middenveld. We richten ons dan ook op deze drie beleidsterreinen in de stappen naar een nieuw evenwicht. In verbinding en integraal. De eerste aanzet daartoe hebben we inmiddels gemaakt en beschreven in de memo “Covid-19; naar een nieuw evenwicht”. De verdere uitwerking hiervan is in 2021 gereed en wordt (ook) in 2022 concreet uitgevoerd.

Bij deze uitwerking hebben we met name aandacht voor het leggen van verbinding tussen en coördinatie op de verschillende thema’s en maatregelen, vanuit de verschillende disciplines. Om zo te zorgen dat de impulsen om naar het nieuwe evenwicht te komen, goed aansluiten bij ons regulier beleid en de activiteiten van andere partners in het veld kunnen versterken. Zoals bijvoorbeeld het overkoepelend plan van aanpak (programma 3) bij de uitvoering van het Nationaal Programma Onderwijs. Of inzet op publieke gezondheid verbinden met aandacht voor beweging, eenzaamheid en een dementievriendelijke gemeente. Dit doen we dan ook voor en samen met onze partners, zoals het onderwijs, sociaal werk, (sport)verenigingen, buurtsportcoaches of hulpverlening.

De beschikbare incidentele middelen voor Covid zetten we in voor uitvoering van de extra -tijdelijke- impulsen (zoals hierboven als voorbeeld genoemd) en voor de benodigde coördinatie; daar waar het niet uit reguliere budgetten gedekt kan worden.

G

In 2021 is het Uitvoeringsplan Covid-19 vastgesteld door het college. Inmiddels zijn een groot deel van de maatregelen uit het Uitvoeringsplan in gang gezet. Op het gebied van economie hebben de ondernemersverenigingen een eenmalige bijdrage gehad en wordt in 2022 onder andere uitvoering gegeven aan het Distributie Planologisch Onderzoek en de leergang voor detailhandelondernemers. Ook in de sociale structuur zijn al maatregelen opgestart. Zo wordt er gezocht naar jongerenwerkers om uitvoer te geven aan het jeugdpakket, is er een projectleider dementievriendelijke gemeente aangenomen en is er een extra buurtsportcoach in gezet. Daarnaast wordt er gewerkt aan uitbreiding van de zomerschool en worden de plannen voor het Nationaal Programma Onderwijs uitgewerkt. De maatregelen in het beleidsterrein maatschappelijk middenveld lopen allemaal. Om te zorgen dat er overzicht wordt gehouden op de maatregelen en de financiële afhandeling is er vanuit het team projecten een coördinator aangesteld.

De maatregelen die zijn opgestart worden in 2022 voortgezet en waar mogelijk afgerond. De maatregelen die nog niet zijn opgestart worden zo snel mogelijk in gang gezet.  Veel van de maatregelen zijn langlopende maatregelen en lopen, in lijn met het Uitvoeringsplan Covid-19, door tot in 2023.

 

2. De gemeente als maatschappelijk verantwoord ondernemer

Het maatschappelijk verantwoord ondernemen van de gemeente komt bijvoorbeeld tot uiting op het gebied van duurzaamheid, duurzame contacten en contracten, en inclusief werkgeverschap. Op deze manier kunnen we ook als bedrijf bijdragen aan het versterken van de brede welvaart op met name de dimensies werk, sociale contacten, subjectief welzijn, milieu en maatschappelijke betrokkenheid. Daarnaast zijn we soms ook een onderneming (met een sociaal oogmerk) binnen het privaatrecht en met een eigen winst- en verliesrekening. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van bedrijventerreinen en de verkoop van openbaar grondgebied.

Doelen en acties

5.2.1- Inclusief werkgeverschap

Wij willen een diverse organisatie zijn omdat iedereen die bij ons werkt een eigen unieke achtergrond met andere gebruiken, gewoonten, behoeften en andere visie meebrengt waardoor onze organisatie beter kan inspelen op behoeften van inwoners en samenwerkingspartners. Wanneer we mensen in dienst nemen, zijn we oprecht geïnteresseerd in wie iemand is en welke talenten en kwaliteiten iemand heeft. Ons inclusief denken en werken maakt dat iedereen welkom is en zich prettig voelt bij ons. We laten niet alleen een goed voorbeeld zien maar dragen onze manier van denken en werken daar waar mogelijk ook actief uit. Iedereen die bij ons -of met ons werkt moet zichzelf kunnen zijn.

Waar mogelijk bieden we inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt een vaste baan aan bij de gemeente. Daarnaast bieden we een aantal mensen een tijdelijke opstap, om zo door te groeien naar een vaste baan bij ons of elders. We blijven het inclusief werkgeverschap vormgeven binnen de bestaande personeelsbudgetten. Als werkgever sluiten we ons eveneens aan bij de pilot ‘maatschappelijke banen’.

G

Gemeente Oude IJsselstreek is een gemeente met een sterke ontwikkelingsgerichtheid. We willen een aantrekkelijke en goede werkgever zijn en ook blijven. We werken zoveel mogelijk vanuit de bedoeling en we denken vanuit de maatschappelijke opgaves die er zijn. De opgaves worden complexer en we willen onze medewerkers de goede faciliteiten blijven bieden om zo onze inwoners en bedrijven goed van dienst te kunnen zijn.