Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

De gemeente als werkgever

Wat wilden we bereiken? (Doel)

1- Interne beheersing

Als betrouwbare overheid moeten we uiteraard kunnen uitleggen en verantwoorden hoe we onze publieke middelen uitgeven en waaraan. De meting om te toetsen of we dit goed doen, uit zich in een goedkeurende verklaring van de accountant. Dat betreft dan de financiële rechtmatigheid. Maar interne beheersing gaat verder dan dat. We maken in de komende jaren de beweging van puur financiële verantwoording naar verantwoording op effect, inhoud en doelmatigheid. Zodat we beter kunnen uitleggen waar we het voor doen en wat het bijdraagt aan de brede welvaart voor onze inwoners. Het jaarverslag, met de verantwoording op de effecten, wordt daarmee steeds belangrijker.
In samenwerking met de accountant gaan we deze nieuwe vorm van verantwoording in de organisatie borgen. Vanuit de bedoeling en passend bij onze werkwijze (verantwoordelijkheid laag leggen, geen controletoren, maar wel voldoen aan wet- en regelgeving). Zodat we zelf het in control statement kunnen afgeven.

Gezien het aantal taken en verantwoordelijkheden, krijgen we met een relatief beperkte groep mensen veel voor elkaar. Voor een gemeente met onze omvang zitten we namelijk aan de onderkant van de benchmark ‘aantal medewerkers per inwonertal’. Hier zijn we trots op, maar het is tegelijkertijd kwetsbaar en het vraagt flexibiliteit, kwaliteit en vitaliteit van onze mensen. Het is dan ook van belang ook als werkgever bij te dragen aan onder andere de vitaliteit. Daartoe is onder andere een vitaliteitsfonds ingesteld als proef.
De vitaliteit meten we elke drie jaar en daarop volgen dan een aantal specifieke workshops waar mensen gebruik van kunnen maken.

O

Voornamelijk vanwege wisseling van medewerkers is in 2021 nog niet gestart met de verdere doorontwikkeling van de interne beheersing in het licht van de aankomende rechtmatigheidsverklaring. In plaats daarvan heeft de nadruk gelegen op het voorbereiden van de (tussentijdse) accountantscontrole. De accountant concludeert dat de beheersingsactiviteiten in de meeste processen van goed niveau zijn. Tegelijkertijd zijn er aandachtspunten ten aanzien van de beheersingsomgeving en risicomanagement. Het gaat hier onder meer om het zichtbaarder maken van de keuzes die we hierin maken. Het is de bedoeling om dit een nadrukkelijker rol te geven in de doorontwikkeling in 2022.

2- Goede informatievoorziening

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker. Er komt steeds meer informatie, die steeds meer digitaal toegankelijk is. Goede, juiste, volledige informatie die goed toegankelijk is, is één van de belangrijkste aspecten om een betrouwbare overheid en een fijne samenwerkingspartner te kunnen zijn. Uiteraard rekening houdend met de privacywetgeving. Het vraagt voortdurend aandacht en investeren om dit goed te (blijven) doen. Zo gaat in het komende jaar extra aandacht naar GEO-basisregistratie en Informatie Beheer Openbare Ruimte.
Een goede ICT is de basis om te zorgen dat werkprocessen van de organisatie, het college en de raad goed lopen. De maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld de maatregelen rond corona) vragen er om steeds meer digitaal te werken en te communiceren. Dit pakken we onder andere op met het project ‘digitaal samenwerken werkt’, waarmee we Office 365 versneld implementeren en onze digitale infrastructuur daarop aanpassen.

O

De budgetten en de aansturing van de GEO-basisregistraties zijn met de begroting 2021 gecentraliseerd en langs vier lijnen is nu de GEO-informatievoorziening verbeterd, te weten: data, processen, organisatie en ICT.  Dit blijkt ook uit een betere score op deze gebieden in de ENSIA-zelfevaluatie.

De implementatie van het nieuwe systeem voor het beheer van de openbare ruimte is vertraagd en zal zeker tot en met het tweede kwartaal van 2022 doorlopen. Het omzetten van de data, het controleren van de kwaliteit hiervan heeft meer (noodzakelijke) verbeterpunten aan het licht gebracht dan verwacht. Hierdoor is het niet mogelijk gebleken dit systeem eind 2021 in productie te nemen.

Ter bevordering van het digitaal werken is een tweetal projecten gestart.  Inmiddels beschikken alle medewerkers over de juiste hardware om goed digitaal te kunnen (samen)werken. Het tweede project over hoe de beschikbare applicaties daarvoor optimaal in te zetten loopt nog door tot in 2022.

3- Huisvesting

Onze ‘stenen’ ondersteunen onze dienstverlening. De kwaliteit hiervan moet simpelweg voldoen aan de functie waar ze voor zijn, aan duurzaamheidseisen en aan de arbo. En dat alles in redelijkheid.
De gebouwen zijn wel meer dan een fysieke werkplek, ze bieden ook het fundament om bijvoorbeeld goed van buiten naar binnen te kunnen werken. Vandaar dat we geïnvesteerd hebben in de ontvangsthal, een van onze visitekaartjes en in vergaderruimtes waar externe overleggen plaatsvinden. En in de Proatbus, als een werk- en ontmoetingsplek die in de hele gemeente kan komen.

G

Alle werkplekken op het gemeentehuis zijn voorzien van nieuwe circulair ingekochte zit/sta bureaus en nieuwe bureaustoelen. Ook zijn akoestische wanden geplaatst. 
Het restantbudget wordt in 2022 gebruikt voor de herinrichting van een aantal (spreek)ruimtes. Deze ruimtes zullen worden ingericht op basis van de functies die nodig zijn om het hybride werken te ondersteunen.

4- Communicatie

Communicatie en informatie zijn onze olie, onze energie in de motor. We communiceren als gemeente ontzettend veel over heel veel onderwerpen. Zonder goede informatie loopt deze motor niet. En als we niet goed communiceren, begrijpt niemand het. Onze communicatie moet begrijpelijk, toegankelijk en vanuit de leefwereld van de inwoner zijn. Blijvende aandacht voor communicatie en de uitvoering van de communicatievisie is dan ook van belang. Het komende jaar zetten we het communiceren met beeldmateriaal voort. Ook hier heeft de corona een versnelling en verbreding gegeven in de wijze waarop we dat doen.

Niet alleen onze communicatie speelt hierin een rol. Ook communicatie van anderen (lees, publieke media) draagt bij aan de beeldvorming en aan de controle op het democratisch bestel die bij een betrouwbare overheid horen. Een professionele publieke omroep draagt zo direct bij aan de dimensie van maatschappelijke betrokkenheid. We vinden het dan ook belangrijk om te (blijven) bijdragen in de ontwikkeling en het levensvatbaar houden van Regio8.

G

Communiceren met en betrekken van inwoners is een continu proces. Zoals in de communicatievisie verwoord, gaan we mee in digitale ontwikkelingen, en blijven we tegelijkertijd aandacht besteden aan de meer traditionele middelen als krant, folders, gesprekken en bijeenkomsten. De informatie die we overbrengen is duidelijk en voor iedereen begrijpelijk. Dit doen we in taal, en ook in beeld en geluid. Meerdere video's, animaties, digitale nieuwsbrieven en infographics zijn ingezet bij verschillende projecten.  De website blijven we ontwikkelen en uitbreiden. Zo is in 2021 'werkeninoudeijsselstreek'  toegevoegd. 
In december 2021 heeft de gemeenteraad het participatiebeleid  en de participatieverordening vastgesteld. Daarin zijn de onderzoeksresultaten van de Rekenkamercommissie meegenomen.  We zijn gestart met het online platform 'onzeoudeijsselstreek' . Via dit platform kunnen inwoners meepraten over woningbouwprojecten.  Ook zijn we in gesprek gegaan met inwoners bij de Praotbus over onder andere de energietransitie.

De gemeente als maatschappelijk verantwoord ondernemer

Wat wilden we bereiken? (Doel)

1- Aanbestedingsbeleid

We zijn zuinig op onze publieke middelen. We willen aan de ene kant maximaal rendement halen uit elke euro. Maar we zien dat dat rendement ook prima, of zelfs beter, te behalen is door op andere wijze aan te besteden, door bijvoorbeeld uit te nodigen om de beste kwaliteit te bieden voor de prijs die wij er voor over hebben, of door langjarige afspraken te maken. Zo heeft bijvoorbeeld de subsidietender een langjarige samenwerking met Buurtzorg Jong opgeleverd. Door overeenkomsten af te gaan sluiten via de methode “conscious contracts”, werken we aan partnerschappen. Op deze wijze werken past binnen de twee begrippen normaliseren en innoveren/samenwerken (uit sociaal domein).

Maar we willen met ons aanbestedingsbeleid ook zo goed mogelijk bijdragen aan de inhoudelijke beweging vanuit de andere programma’s. Zodat we als bedrijf maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met bijvoorbeeld contracten die een stevige sroi-component (social return on investment) hebben en die de lokale economie ondersteunen. Of de duurzaamheid ondersteunen door bedrijven uit te dagen of eisen te stellen op het gebied van circulariteit.

En in het verlengde hiervan zoeken we naar mogelijkheden om de administratieve last van de bedrijven (en onze eigen organisatie) te verminderen. Om dit te bereiken kijken we opnieuw naar het aanbestedingsbeleid.

G

In 2021 zijn de subsidietenders Specialistische Jeugdhulp in de buurt en Wmo-hulp in de buurt uitgevoerd.  Met ingang van 1 januari 2022 zijn we met een beperkt aantal met name op kwaliteit geselecteerde partijen een meerjarige partnership aangegaan (5 tot 10 jaar).  Dit gebeurt op basis van de methode van conscious contracts,  waarbij we de mogelijkheid creëren om constructief te investeren in een lokaal hulpnetwerk dat passend is voor de zorgvraag in onze gemeente.  

Het toepassen van Social return on investment (SROI) bij aanbestedingen is maatwerk en wordt per aanbesteding beoordeeld.  SROI is o.a. toegepast in het sociaal domein en het beheer van de openbare ruimte.

Circulair inkopen is toegepast bij de nieuwe voet-fietsbrug Hoge Brug Melkvonder in Ulft. Bij enkele aanbestedingen voor het beheer van de openbare ruimte zijn meerjarige overeenkomsten afgesloten waarbij specifieke duurzaamheidseisen zijn opgenomen voor toe te passen materialen.

Het gemeentelijk inkoop- en aanbestedingsbeleid is up-to-date.

2- Inclusief werkgeverschap

Als werkgever gaan we steeds meer toe naar een organisatie met hoogopgeleiden. Dit is een bijna autonome beweging vanuit de taken die we hebben en erbij krijgen vanuit het rijk (denk aan de decentralisaties). Vanuit de inclusieve maatschappij willen we echter een zo breed mogelijke afspiegeling in onze organisatie. Dat betekent dat we bepaalde taken zelf willen blijven uitvoeren, zoals beheer openbare ruimte omdat dat een brede werkgelegenheid biedt.
Qua quotum voldoen we al jaren aan de eisen van de participatiewet om mensen uit het doelgroepenregister een arbeidsplaats te bieden; met name bij onze buitendienst omdat daar meer dan 20 mensen zijn gedetacheerd vanuit Laborijn. Echter, we zien inclusief werkgeverschap breder en streven er na in het eigen gemeentelijke bedrijf werk te bieden aan een aantal mensen uit deze doelgroep. Dit sluit ook naadloos aan bij de gedachte van Meedoen Werkt!

G

Iedereen die bij ons werkt wordt gezien als volwaardig collega. We hebben dit streven afgelopen jaar gebracht naar een paar concrete resultaten. We hebben 2 inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt, vanuit het structurele budget dat hiervoor beschikbaar is, in vaste dienst genomen. Daarnaast hebben we 3 Wajongers ervaring laten opdoen door ze passend werk te bieden binnen de gemeentelijke organisatie. Een van hen heeft een tijdelijk contract gekregen bij ons participatiebedrijf STOER en een van hen heeft een een vast contract gekregen bij de gemeentelijke organisatie.

Wat heeft het gekost in 2021?

Overhead Begroot voor wijziging 2021 Begroot na wijziging 2021 Rekening 2021 Afwijking (tov begroot na wijziging)
Baten 441 415 756 341
Lasten 13.168 14.457 13.823 (634)
Saldo (12.727) (14.042) (13.067) 975
Algemene dekkingsmiddelen Begroot voor wijziging 2021 Begroot na wijziging 2021 Rekening 2021 Afwijking (tov begroot na wijziging)
Baten 74.806 78.445 79.496 1.051
Lasten 49 49 - (49)
Saldo 74.757 78.396 79.496 1.101
Bedragen x 1.000