Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

Interne beheersing is gericht op het bereiken van doelstellingen in de volgende categorieën:

De komende jaren is versterking van de interne beheersing als geheel een belangrijk aandachtspunt. De speerpunten per onderdeel zijn als volgt:

Strategische doelen 
Om beter te kunnen sturen is het noodzakelijk dat we de maatschappelijke doelstellingen in de begroting concreter maken en voorzien van indicatoren op basis waarvan effectmeting mogelijk wordt. Gezien de omvang en complexiteit doen we dit stapsgewijs in de komende jaren en in nauwe samenspraak met de auditcommissie. Belangrijk aspect hierbij is dat we vooral leren wat werkt en wat niet en dat we effectmeting niet gebruiken om op af te rekenen.

Effectiviteit/efficiency processen
De (gemeentebrede) processen moeten bijdragen aan het behalen van onze (maatschappelijke) doelstellingen. Essentieel onderdeel hierbij is het versterken van het risicomanagement, op een zodanige manier dat we per proces weten wat het bereiken van onze politieke en beheersmatige doelstellingen in de weg kan staan. Op die manier zijn we in staat om de juiste beheersingsmaatregelen te treffen, of er bewust voor te kiezen een bepaald risico te lopen. Want voor het bereiken van doelen is het soms noodzakelijk om lef te tonen en risico’s te nemen. Dat doen we nu ook al, maar niet altijd volledig bewust. Door risicomanagement steviger te verankeren voorkomen we verrassingen zoveel mogelijk. 
Ook hierbij hanteren we voor de komende jaren een stapsgewijze aanpak. In het eerste begrotingsjaar (2023) ligt de prioriteit op het verbeteren de bedrijfsprocessen waarvan de accountant heeft geoordeeld dat deze op “rood” staan, het doel is deze zo spoedig mogelijk naar minimaal geel terug te brengen. Daarna (2023/2024) richten we ons primair op het beter verankeren van de beheersmatige bedrijfsprocessen die relevant zijn voor de financiële kant van de begroting, tussentijdse rapportages en jaarrekening. En secundair (2024/2025) op de processen die in relatie staan tot de maatschappelijke doelstellingen. 

Betrouwbaarheid financiële informatievoorziening
In het verlengde van het vorige punt maken we werk van het verbeteren van de kwaliteit van de (tussentijdse) financiële informatievoorziening. Dit richt zich enerzijds op de toegankelijkheid/duidelijkheid van deze informatie en anderzijds op de betrouwbaarheid/bruikbaarheid hiervan. Het streven is hierbij ook om verschillen tussen begroting en realisatie terug te brengen.

Naleving wet- en regelgeving
Vanaf begrotingsjaar 2023 (was eerst 2022) dient het college een zogenaamde rechtmatigheidsverklaring af te geven. Waar tot nu toe de accountant controleert of de gemeente rechtmatig handelt en daar een oordeel over afgeeft, is dat vanaf komend jaar de primaire verantwoordelijkheid van het college. Dit onderdeel wordt in 2023 nadrukkelijk meegenomen in het verbeteren van de bedrijfsprocessen, zodat het college ook in staat is die verantwoordelijkheid te dragen. 

We zien informatie als belangrijke grondstof voor dienstverlening, participatie, transparantie, plaats- en tijdsonafhankelijk werken, bewaren van cultureel erfgoed en interne control. Er komt steeds meer informatie, die steeds meer digitaal toegankelijk is. Goede, juiste, volledige informatie die goed toegankelijk is, is één van de belangrijkste aspecten om een betrouwbare overheid en een fijne samenwerkingspartner te kunnen zijn. Uiteraard rekening houdend met de privacywetgeving. Het vraagt voortdurend aandacht en investeren om dit goed te (blijven) doen. Zo gaat in het komende jaar extra aandacht naar de Wet open overheid (Woo). Onderdeel hiervan is dat hierover in deze begroting een apart doel voor de Woo is opgenomen. In 2021 hebben we een I-visie (Visie op informatie) ontwikkeld met daarin de kaders voor een goede informatievoorziening. Komend jaren gaan we aan de slag met een I-strategie waarmee we voor de lange termijn bepalen hoe we de informatiehuishouding als basis op orde gaan krijgen. Tegelijkertijd gaan we aan de slag met het opschonen van informatie. Dit doen we door informatie die we niet meer nodig hebben te vernietigen, of over te brengen naar het streekarchief als de informatie blijvend bewaard moet worden. 
Een goede informatievoorziening en ICT zijn de basis om te zorgen dat werkprocessen van de organisatie, het college en de raad goed lopen. De maatschappelijke ontwikkelingen vragen er om steeds meer digitaal te werken en te communiceren zodat we ook digitaal de verbinding met inwoners kunnen maken Dit pakken we onder andere op met een voortdurende rationalisatie van het applicatielandschap gericht op een effectievere en efficiëntere informatievoorziening zonder daarbij de menselijk maat uit het oog te verliezen.

De Woo heeft als doel overheden en semioverheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Deze wet is op 1 mei 2022 grotendeels ingegaan. Voor het actief publiceren, wat onderdeel is van de wet, volgen wij de landelijke implementatiestrategie voor de Woo. Dit betekent dat wij in 2023 beginnen met het actief publiceren van waarschijnlijk de volgende informatiecategorieën: 
•    bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend;
•    vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden;
•    convenanten;
•    Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie.

Met onze voorzieningen zoals onze gebouwen en ICT creëren we nieuwe mogelijkheden voor passende en innovatieve dienstverlening. Deze voorzieningen moeten op meerdere manieren en flexibel ingezet kunnen worden. Onze gebouwen moeten inspireren en gastvrij zijn. En ICT werkt niet alleen ondersteunend, maar is ook een aanjager voor innovatie en verandering. Daarnaast moet de kwaliteit hiervan voldoen aan duurzaamheids-, veiligheids- en Arbo-eisen. En dat alles in redelijkheid. 

We zitten, zoals aangegeven, in een doorontwikkeling van hybride werken. Dat betekent dat we werken op de plaatsen en momenten waar we de meeste toegevoegde waarde voor onze inwoners en ondernemers hebben. Onze gebouwen zijn en blijven een fysieke plek waar bestuur en ambtelijke organisatie elkaar of inwoners en partners ontmoeten en werkzaamheden verrichten. Dat doen we in combinatie met het werken elders (thuis of vanaf een andere werkplek). Deze hybride vorm van werken biedt een betere balans werk-privé, minder druk op verkeer en de basis om goed van buiten naar binnen te werken. Het gemeentehuis vraagt in de komende jaren forse investeringen in onderhoud aan zowel het gebouw als de installaties, conform het meerjarenonderhoudsplan. Indertijd is bij het opstellen van dit onderhoudsplan geen rekening gehouden met de duurzaamheid die de gemeente ondertussen in haar beleid voorstaat. Tezamen met de consequenties van het hybride werken (denk aan behoefte aan minder vierkante meters werkplek en een ander gebruik van de vierkante meters) vraagt dit om een herbezinning op en onderzoek naar de opties voor de huisvesting. Want wat is de manier waarop we kunnen en willen werken? En is dit nog wel de plek waar we dat doen? Met de juiste omvang? Evenzo worden er andere zaken gevraagd van de inrichting van het gebouw, de faciliteiten en de hard- en softwarematige ondersteuning. In de eerste helft van 2023 willen we een voorverkenning met mogelijke scenario's voorleggen. 

We communiceren als gemeente op veel verschillende manieren en veel verschillende momenten met onze inwoners, ondernemers en andere partners. Dat blijven we doen, vanuit de hoofdlijnen van de communicatievisie. In deze tijd waarin mensen overladen worden met informatie, zoeken we ook steeds naar nieuwe manieren om onze inwoners te bereiken, zowel naar online als offline mogelijkheden. De Praotbus is een voorbeeld van een nieuwe vorm, waarmee we naar de inwoners toe gaan. Daarbij gaan we steeds meer de dialoog aan in plaats van alleen informeren. 
Met communicatie en participatie willen we ons imago versterken, waarbij inwoners meer vertrouwen krijgen in hun gemeente. We gaan daarvoor onder andere ons merkconcept doorontwikkelen en inzetten; we zorgen dat onze informatie begrijpelijk en toegankelijk is en we informeren onze inwoners actief over lopende projecten.

We willen waarde toevoegen voor onze inwoners en daarom moeten we weten wat de behoeftes zijn van onze inwoners. We zullen meer samenwerken met onze inwoners om plannen en beleid beter te maken. Hierbij geven we invulling aan het Participatiebeleid, dat geschreven is vanuit de denkwijze van de Omgevingswet. In een tijd, waarin polarisatie toeneemt en de gemeenschap steeds meer te maken krijgt met inwoners die ontwikkeling niet in hun eigen achtertuin (NIMBY) willen, vereist dit veel van de gemeente. En ook van de inwoners die meer verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen leefomgeving. We willen ook transparant zijn over de mate van invloed vanaf het begin van het traject. We zullen niet altijd kunnen doen wat alle inwoners willen. Er zijn vaak tegenstrijdige belangen en de raad neemt een beslissing in het algemene belang. Transparantie van processen en een transparante en duidelijke terugkoppeling over wat we met de inbreng doen, is daarom belangrijk.
We willen bouwen aan ‘communities’ rondom onderwerpen om een bredere groep te betrekken, bijvoorbeeld met de website OnzeOudeIJsselstreek. Om de stem van de jongeren te kunnen horen, zetten we een jongerenraad op. Daarnaast komt er een verordening Uitdaagrecht. Deze maakt het makkelijker voor inwoners om zelf verantwoordelijkheid te nemen. We gaan vaker de wijk in, naar de inwoners toe om met hen in gesprek te gaan.

Arbeidsmarktkrapte is momenteel één van de grootste uitdagingen en lijkt een steeds structureler probleem te worden; 

We groeien verder naar het zijn van een ontwikkelgemeente en netwerkorganisatie. De opgaven worden complexer (denk aan versnelling woningbouw, werken aan klimaatadaptatie, verder transformeren op het sociaal domein, vormgeven van 'n grote gebiedsopgave ed). Ze vragen om een innovatieve benadering, om intensievere samenwerking met partners en inwoners en om bewust inzetten op de dimensies Brede welvaart. Dit alles vraagt om verder investeren in mensen, zowel in denk- en uitvoeringskracht voor de nieuwe (beleids)ontwikkelingen als voor going concern en bedrijfsvoering. 

We zien ook dat we als organisatie vergrijzen, medewerkers sneller een andere werkgever vinden dan voorheen en ook dat veel medewerkers de komende jaren met pensioen gaan. Dit gaat niet alleen ten koste van de kwantiteit maar vooral ook van de kwaliteit.  

Niet alleen onze gemeente maar de hele overheid kampt met een schaarste op de arbeidsmarkt, zeker op bepaalde specialistische expertise. Dat betekent langere en lastigere wervingsprocedures en duurdere inhuurtarieven. 

De krapte op de arbeidsmarkt en complexere opgaven zorgen ook voor meer druk op de bestaande organisatie. We zien hierdoor het ziekteverzuim gedurende de afgelopen jaren toenemen. 

Voor onze gemeente geldt dat, ondanks de krapte op de arbeidsmarkt, het aantal medewerkers is in 2022 opnieuw gestegen. Voor 2023 en verder blijft een investering in menskracht noodzakelijk. Voor de diverse doelen die in de andere programma’s zijn benoemd alsmede voor versterking binnen de going concern, is dan ook extra vakinhoudelijke expertise nodig.   

Daarnaast blijven we investeren in de het werven en behouden van jong potentieel. We zien dat vijf dagen werken van negen tot vijf al lang niet meer de standaard is bij de overheid. Dit is niet alleen een instelling typisch voor de jongere generatie. Van álle ambtenaren werkt 42 procent in deeltijd. Daar is dus geen gigantisch verschil tussen de jonge en oudere generaties te bespeuren. De jonge generatie maakt wel een duidelijke afweging wat men belangrijk vindt. Een juiste afweging tussen privé en werk en wat men financieel nodig heeft. M.a.w. de arbeidsmarkt veranderd voortdurend. Daar moeten we op blijven inspelen door bijvoorbeeld jonge medewerkers op te laten leiden door de ouderen zodat de kwantiteit maar juist ook dat de kwaliteit op peil blijft.

We blijven investeren in de samenwerking van onderwijs, ondernemers en overheid en kijken daarbij ook over de grens. Dit doen we niet alleen als gemeente, maar ook in regionaal verband. We sluiten hierbij aan bij Achterhoek ambassadeurs die de ambitie heeft om de stageregio van Nederland te worden. Met de innovatiekracht uit onze gemeente en de combinatie met onderwijs, zoals bij het CIVON, blijven we investeren in jong arbeidspotentieel. 

Tot slot werken we aan de duurzame inzetbaarheid en vitaliteit van onze medewerkers, maar ontkomen we er niet aan om het stijgende ziekteverzuim in de begroting te verwerken. Hoe dit in het totaal van het personeelsbudget uitpakt, kunnen we op voorhand niet concreet inschatten, maar een bijstelling in de begroting is noodzakelijk. Dit omdat we zien dat we met de huidige inschatting niet uitkomen. We blijven dit zien als risico. 

Er is krapte op de arbeidsmarkt en tóch blijven er mensen in onze samenleving aan de zijlijn staan. Als zich hierin kansen voordoen, dan bieden we inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt een vaste baan aan bij de gemeente. Daarnaast bieden we een aantal mensen een tijdelijke opstap, om zo door te groeien naar een vaste baan bij ons of elders. We blijven het inclusief werkgeverschap vormgeven binnen de bestaande personeelsbudgetten. Als werkgever sluiten we ons eveneens aan bij de pilot ‘maatschappelijke banen’. Ook betrekken wij STOER bij de participatie om inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt naar een (vaste of tijdelijke) baan te leiden.