Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

Doelomschrijving
We streven naar inclusie en willen een afspiegeling zijn van de diversiteit in onze gemeenschap. Wij willen dat iedereen mee kan doen, ongeacht sekse, leeftijd, afkomst of beperking. Daarom bieden wij aan mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt de kans om deze afstand te verkleinen en zorgen we dat iedere medewerker zichzelf kan zijn, erbij hoort en dat ook zo voelt.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	-
Portefeuillehouder(s)	Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context
-

Uitvoering 2024
We zetten onze personeelsinstrumenten (werving en selectie, gesprekscyclus, opleiden en ontwikkeling, personeelshandboek) in om te komen tot een personeelsbestand waarin iedereen zich gewaardeerd en gerespecteerd voelt.  
We brengen het kennisniveau rondom wet- en regelgeving van inclusief werkgeverschap binnen de teams P&O en management omhoog.
We benoemen een verantwoordelijke voor de contacten met het Werkgeversservicepunt. We bieden werkplekken/werkervaringsplaatsen aan voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We gebruiken daarbij ook de korte lijnen met STOER. 
We faciliteren enkele inclusieve werkplekken binnen de eigen organisatie en de daarbij horende buddy’s. 

Monitoring
We houden tweemaal per jaar een onderzoek onder onze collega's met de volgende twee vragen:

• Wat maakt dat je je thuis voelt bij onze organisatie?
• Wat is nodig om je nog meer thuis te voelen bij onze organisatie?

De werkgroep Inclusief werkgeverschap/GENDERingen deelt de belangrijkste resultaten met het CMT en komt met een aantal aanbevelingen.
We meten de verhouding man/vrouw op het niveau van eenheidsmanagers, leiders en binnen onze teams en streven naar een gelijke verdeling. We meten de aantallen werkplekken/werkervaringsplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
We meten hoe wij ons verhouden tot de banenafspraak.
We vragen de vertrouwenspersoon om eenmaal per jaar een verslag uit te brengen met bevindingen over psychische incidenten en de mentale veiligheid van de medewerkers.

Doelomschrijving 
We voorkomen en beperken schade door onder meer de impact van verstoring van onze voorzieningen tijdig in beeld te hebben. Daarom maken we onze collega’s, inwoners en organisaties bewuster van (cyber-)risico’s en vergroten we de (digitale) weerbaarheid aan de hand van standaarden. Daarnaast hebben we een beeld van het gedrag en cultuur waarmee we de weerbaarheid kunnen vergroten en kunnen voorbereiden op crisissituaties. 

Termijn	Kort
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen
Portefeuillehouder(s)	Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context 
De samenleving verandert gestaag naar een steeds meer digitaal-afhankelijke samenleving. Leven zonder smartphone is voor veel mensen ondenkbaar. Ook delen mensen steeds meer informatie over hun persoonlijke leven met verschillende partijen en wordt verwacht dat inwoners digitaal zaken doen met de overheid. Als deze diensten niet goed beveiligd zijn of niet beschikbaar zijn geworden door interne of externe factoren, zorgt dit voor lastige situaties voor de samenleving en voor de gemeente. Veel situaties kunnen voorkomen worden door bewust te zijn van de omgeving en te luisteren naar het onderbuikgevoel. Binnen de gemeente kunnen we afspraken maken over hoe we werken en voldoen aan standaarden en aan wet- en regelgeving. Als het dan toch misgaat, zorgen we er gezamenlijk voor dat we voorbereid zijn en weten welke stappen we moeten nemen om (zo goed als mogelijk) terug te keren naar het “normaal”.  Weerbaarheid en bewustzijn van inwoners en organisaties is één van de speerpunten uit het Integraal Veiligheidsbeleid. De weerbaarheid en bewustzijn van de gemeentelijke organisatie is onderdeel van het informatieveiligheids- en privacybeleid. 

Uitvoering 2024 
Voor 2024 zetten we verschillende activiteiten uit:  

1. We voeren twee grotere programma’s uit voor onze inwoners en organisatie;
2. Voor de gemeentelijk organisatie creëren we een doorlopend leerprogramma;
3. We voeren een extra programma uit met een kennistest, een mystery guest en een escaperoom; 
4. We creëren een volledig eenheid overstijgend bedrijfscontinuïteitsplan. Het plan wordt getrapt opgebouwd. Eerst met management en bestuur en vervolgens wordt het plan gespecificeerd richting uitvoeringsplannen; 
5. We maken een dashboard, waarin we op organisatieniveau weergeven aan welke eisen van de BIO (Baseline Informatieveiligheid Overheid) wij wel en niet voldoen. Eind 2024 beoordelen we of we dit kunnen uitsplitsen naar de verschillende eenheden.

 Monitoring 

1. Er zijn twee bewustzijnsprogramma’s uitgevoerd voor inwoners en organisaties.
2. Er is een doorlopend leerprogramma voor de gemeentelijke organisatie opgezet.
3. We hebben een extra programma voor bewustzijn uitgevoerd voor de gehele gemeentelijke organisatie (inclusief de raad) met een kennistest, mystery guest en een escaperoom.
4. We hebben een eenheid overstijgend bedrijfscontinuïteitsplan.
5. Er is een dashboard waarin de voortgang op de BIO inzichtelijk is.
6. We maken een plan van aanpak om in 2024 en verder de eenheidsmanagers deze dashboards te (laten) vullen. 

Doelomschrijving

• De inwoner beoordeelt de communicatie als betrouwbaar, transparant en duidelijk.
• Door de communicatie voelt de inwoner zich meer betrokken bij de opgaven waar we als gemeente en samenleving voor staan
• Door de inclusieve communicatie voorkomen we ongelijkheid in de bereikbaarheid van diensten
• Door inwoners meer te betrekken en meer samen te werken worden plannen en beleid beter

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	-
Portefeuillehouder(s)	Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context
In heel Nederland staat de betrouwbaarheid van de overheid onder druk. Dit werkt door op lokaal niveau. We willen een betrouwbare partner zijn voor onze inwoners, ondernemers, organisaties en partners. We laten inwoners weten wat de gemeente doet, waarom de gemeente dat doet en wat dat voor hen betekent. We bouwen aan dit vertrouwen door uit te leggen wat we doen en waarom we dingen doen en door inwoners eerlijke, duidelijke en transparantie informatie aan te bieden over besluiten en plannen. Hoewel we beseffen dat met participatie en communicatie alleen, het vertrouwen niet zal veranderen, kan het wel bijdragen aan een ander en eerlijker beeld van de gemeente en wederzijds begrip. We willen actief te laten zien hoe goede samenwerking verloopt, door te luisteren naar ideeën. Communicatie en participatie helpen om de maatschappelijke impact van beleid en projecten in beeld te brengen en om het geluid van de samenleving naar de organisatie te brengen. We zenden minder én gaan meer de dialoog aan. We betrekken de samenleving bij onze opgaven, zodat we ons beleid daar beter op af kunnen stemmen. Aan de inwoners laten we zien hoe hun inzichten zijn verwerkt.

Uitvoering 2024

• De gemeente informeert betrokkenen actief en persoonlijk over (lopende) projecten. We gebruiken een mix aan communicatiemiddelen en gaan naar de inwoners toe.
• De gemeente schrijft in heldere en begrijpelijke taal (zoveel mogelijk in B1): we vragen de meeleesgroep van onbeperkt meedoen teksten te beoordelen.
• Het merkconcept ‘Oude IJsselstreek maakt sterk’ bouwen we verder uit en zetten het campagnematig in. 
• We schenken actief aandacht aan positieve berichten zoals successen en mijlpalen
• We bouwen onze community (online platform), met inmiddels 982 deelnemers, verder uit
• We geven initiatiefnemers (gemeente of extern) advies voor een aanpak van participatie en bieden waar nodig ondersteuning. 
• We leren medewerkers om vroegtijdig een participatie aanpak vorm te geven
• We geven de jongerenraad en kinderraad een stem in plannen en projecten en onderwerpen die zij belangrijk vinden
• We starten met een ‘newsroom; hiermee halen we actief op wat er buiten leeft, delen dit intern en gebruiken deze informatie in de communicatie
• We helpen medewerkers pro-actief, om te groeien naar een meer communicatieve organisatie.

Monitoring

• In college/raadsvoorstellen of startnotities staat een communicatie en/of participatie aanpak
• Merkconcept is zichtbaar in verschillende uitingen
• Toename inzet leesgroep onbeperkt meedoen 
• Inzet panel ‘Oude IJsselstreek spreekt’
• Concrete bijeenkomsten en communicatie-uitingen (online en offline) en terugkoppeling van bijeenkomsten
• Online community (onzeoudeijsselstreek.nl): 
  
  • toename aantal deelnemers
  • zichtbare terugkoppeling op het platform over wat met ideeën van inwoners is gedaan

Doelomschrijving
Doelstellingen van de organisatie zijn duidelijk en de (processen in de) organisatie is goed ingericht om die doelen te realiseren. Bijsturen is mogelijk doordat er sprake is van betrouwbare (management)informatie waarin de voortgang van de doelen wordt gemonitord. Dit alles met inachtneming van wet- en regelgeving.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	Dit raakt alle andere doelen
Portefeuillehouder(s)	Marco Bennink, Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context
Als overheidsorganisatie ligt voor ons de focus vooral op het creëren van “publieke waarde”. Daarvoor is het allereerst van belang dat we zo duidelijk mogelijk omschrijven welke maatschappelijke effecten we nastreven en hoe we die trachten te bereiken. Dit concreter maken van onze doelstellingen wordt ook aanbevolen vanuit zowel auditcommissie als de rekenkamer.

Vervolgens is het van belang dat onze (gemeentebrede) processen bijdragen aan het behalen van die doelstellingen. Hoe meer inzicht we hebben in “hoe” we dingen doen (dagelijkse werkzaamheden) en “wat” het oplevert (resultaten), hoe beter we kunnen (bij)sturen als we onze doelen niet dreigen te halen. En als bijsturen niet kan, hoe eerder we mogelijke afwijkingen kunnen melden, zodat de voorspelbaarheid toeneemt. Het geeft ons tevens de mogelijkheid om tussentijds beslissingen te nemen, bijvoorbeeld in het anders toewijzen van middelen, waardoor de kans op het alsnog halen van het doel toeneemt. Mede op aangeven van de accountant is het noodzakelijk om duidelijker in beeld te hebben hoe belangrijke processen verlopen, welke risico’s we daarin zien en of welke maatregelen we hebben getroffen om die risico’s te beheersen. De nieuwe verplichte rechtmatigheidsverklaring maakt dit des te relevanter.

Uitvoering 2024 

• We gebruiken de SDG’s als kapstok voor het beter structureren en concreter maken van onze doelstellingen. De SDG’s worden hiertoe omgezet in lokale doelen.
• Naast bestuurlijk relevante doelstellingen formuleren we tevens (interne) doelstellingen op de belangrijkste overige taken die we als gemeente uitvoeren.
• We brengen de belangrijkste financiële processen in beeld, inventariseren welke risico’s we hierin lopen en toetsen of we voldoende maatregelen hebben getroffen om die te beheersen. Daarbij is specifiek aandacht voor de financiële rechtmatigheidsvereisten.
• We versterken de management- en bestuurlijke informatiecyclus door verbeterde rapportages. We ontwikkelen en implementeren een bijpassend sturingsinstrumentarium om tijdig te kunnen bijsturen.
• We zijn in staan een rechtmatigheidsverklaring af te geven en streven daarbij naar een goedkeurend oordeel
• We verantwoorden ons over informatiebeveiliging en kwaliteit middels de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA)
• We houden ons aan de wettelijke plicht van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Deze regelgeving is vergelijkbaar met ISO 27001/2 en aanvullend aan de AVG. Hiervoor hebben we in 2023 een plan van aanpak met prioritering voorbereid waarin alle gestelde (nieuwe) eisen zijn opgenomen voor 2024.

Monitoring

• Alle 17 SDG’s zijn, in samenspraak met de raad, omgezet naar lokale doelen.
• De belangrijkste taken zijn op dezelfde manier uitgewerkt als de speerpunten in deze begroting.
• De belangrijkste bedrijfsprocessen vanuit het oogpunt van de accountant en de financiële rechtmatigheid zijn in beeld gebracht.

Met college, auditcommissie en raad wordt afgestemd of de stappen die we zetten aansluiten op de bestuurlijke wensen. In de ambtelijke organisatie vinden evaluaties plaats of de veranderende aanpak betere sturing mogelijk maakt en we zien daarop toe. Zowel intern als met de accountant wordt de voortgang van de stappen rond procesverbetering, risico-inventarisatie en rechtmatigheidsaanpak periodiek besproken. Uit de bevindingen van zowel onze eigen interne controle als de accountant blijkt de voortgang op dit onderwerp.

Doelomschrijving
Datagedreven werken is onderdeel van het normale (werk)proces als dit meerwaarde heeft. Hierdoor hebben we een completer beeld van de situatie en kunnen we beter onderbouwd keuzes maken.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen
Portefeuillehouder(s)	Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context
Als gemeente willen we sturen op effectief en efficiënt beleid. We maken keuzes onderbouwd met informatie en monitoren of ons beleid de gewenste effecten heeft. 
Hiervoor hebben we kwalitatief goede informatie nodig. Veel van deze informatie hebben wij al. We rapporteren naar mede overheden en in onze (digitale) systemen zit ontzettend veel informatie. Op een goede manier met deze informatie omgaan vraagt een andere manier van werken: datagedreven werken. We maken dit onderdeel van onze normale (werk)processen, zodat we dit kunnen gebruiken bij het maken en monitoren van beleid. Daarbij houden we ook rekening met de ethische vraagstukken die dit met zich meebrengt. Zo waken we onder andere voor etnisch profileren of privacy schendingen. 
Dit doen we niet alleen. We trekken hierin op met andere gemeentes en werken intensief samen met ons regionale Datalab GO.

Uitvoering 2024
In 2023 is een programmaplan opgesteld. Hierin staan acties beschreven voor:

• Het meenemen van collega’s door het overbrengen van het nut en de noodzaak van datagedreven werken
• Het op orde brengen en beheren van de digitale infrastructuur
• Het faciliteren van de beleidsmakers- en uitvoerders om meer datagedreven te kunnen werken.
• Het oefenen met datagedreven werken in pilots, te beginnen met één pilot in het sociaal domein en één pilot in het fysiek domein.
• In 2024 maken we een start met het uitvoeren van de eerste acties uit dit plan. De invoering van datagedreven werken in de organisatie zal geleidelijk zijn en naar verwachting enkele jaren duren. 

Monitoring
We hebben ons doel bereikt als datagedreven werken in elk team een plek heeft gekregen in de (werk)processen. In elk team is nagedacht waar datagedreven werken een meerwaarde heeft en op die plekken is het geïntegreerd in de werkwijze. 
Concreet houdt dit in:

• In het bestuurlijk proces zien we dat datagedreven werken een rol heeft gekregen in de beleidsvoorstellen die naar college en raad worden gestuurd.
• In het uitvoerend proces wordt gewerkt met monitors en/of dashboards om de effecten van dat wat wordt uitgevoerd te meten.

Doelomschrijving
We willen ons gemeentehuis toekomstbestendig maken en brengen naar de huidige eisen, zodat het gemeentehuis toegankelijk blijft voor onze inwoners en we hen optimaal kunnen blijven bedienen. Daarnaast is het gemeentehuis een werkomgeving die ondersteunend is aan ons werk zodat we ons werk op diverse manieren kunnen uitvoeren; faciliterend aan een hybride en vitale werkstijl.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen
Portefeuillehouder(s)	Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context
In het Meerjaren onderhoudsplan (MJOP) wordt bijgehouden wanneer welk onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed plaats moet vinden en wat de geraamde kosten hiervan zullen zijn. Dit plan wordt opgesteld en bijgehouden door accommodatiebeheer. Uit dit plan blijkt dat het gemeentehuis dermate is verouderd dat in de komende jaren forse investeringen aan zowel het gebouw als de installaties.nodig zijn om de kunnen voldoen aan de huidige eisen.  
Tezamen met de consequenties van het hybride werken (denk aan behoefte aan minder vierkante meters werkplek en een ander gebruik van de vierkante meters), de digitalisering van onze dienstverlening, de verduurzamingsopgave en de vraag wat voor een werkgever we willen zijn vraagt dit om een herbezinning op én onderzoek naar de opties voor de toekomstbestendigheid van ons gemeentehuis.  

Uitvoering 2024
In 2023 wordt een onderzoek uitgevoerd met als eindresultaat (een) financieel onderbouwd(e), uitgewerkt(e) scenario(‘s) waaraan we verdere uitwerking kunnen geven en uiteindelijk over kunnen gaan tot de realisatie van een toekomstbestendig gemeentehuis. 
Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zal begin 2024 een scenario worden gekozen. Het gekozen scenario zal in 2024 verder worden uitgewerkt. Denk hierbij aan het opstellen van een Programma van Eisen en het maken van een ontwerp.
In het Programma van Eisen zal op zijn minst naar voren moeten komen dat we onze inwoners optimaal blijven bedienen en onze medewerkers vitaal willen houden. 
De verwachting is dat voor de fase van scenario-uitwerking een aanbestedingstraject nodig is én dat het een participatief traject gaat zijn met zowel inwoners als medewerkers. 
We kunnen in dit traject gematigd vooruit kijken omdat er veel onzekerheden zijn.  
De vervolgstappen zijn afhankelijk van de scenariokeuze.

Monitoring
We leveren eind 2024 een breed gedragen uitgewerkt scenario met Programma van Eisen op en weten de kosten voor de uitvoering van het gekozen scenario.

Doelomschrijving
Wij willen een transparante organisatie zijn, omdat de vrije beschikbaarheid van informatie een belangrijke bijdrage levert aan participatie. Daarom publiceren we actief informatie zoals bedoeld in de Wet open overheid (Woo). 

Termijn	Kort
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	-
Portefeuillehouder(s)	Otwin van Dijk
Taakveld	0.4 Overhead

Context
De directe aanleiding voor dit doel is de Wet open overheid (Woo) waarmee wij verplicht worden bepaalde informatie op een bepaalde wijze te publiceren, maar er ligt aanvullend ook een sterke relatie met de doelen 4.2. ‘Bereikbaarheid en persoonlijke dienstverlening’ en 5.4. ‘Een betrouwbare gemeente’. 
Betrouwbaar zijn door te ‘doen wat we zeggen’ wordt namelijk voorafgegaan met transparantie door te laten zien wat we doen. Hiervoor willen we ook, waar mogelijk, verder gaan dan waartoe we wettelijk verplicht worden.

Uitvoering 2024
Het inkopen, implementeren, beheren en koppelen van een digitaal platform voor het publiceren van informatie: de Woo-index.
Concreet beginnen we in 2024 vervolgens met digitale publicatie van de volgende informatie:

• Bereikbaarheidsgegevens inclusief de met doel 4.2 te realiseren verbeteringen.
• Een beschrijving van de taken en bevoegdheden van de organisatie.
• Voorafgaand aan de collegevergaderingen de (concept) agenda’s hiervoor en achteraf de definitieve agenda’s,  de besluitlijsten alsmede de collegebesluiten zelf. Met dit laatste gaan we op voorhand verder dan strikt genomen wettelijk verplicht wordt.
• Woo-verzoeken, de besluiten daarop (inclusief de daarmee opgevraagde informatie) en pro-actief zoveel mogelijk informatie die in regel gedurende een jaar middels Woo-verzoeken is en wordt opgevraagd.

Monitoring
Het publicatieplatform is via internet benaderbaar en toegankelijk voor iedereen, en hierop is de hierboven genoemde informatie gepubliceerd.