Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

Doelomschrijving
We streven naar inclusie en willen een afspiegeling zijn van de diversiteit in onze gemeenschap. Wij willen dat iedereen mee kan doen, ongeacht sekse, leeftijd, afkomst of beperking. We hebben oog voor de speciale behoeften van elke groep. We zorgen dat iedere medewerker zichzelf kan zijn, erbij hoort en dat ook zo voelt.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	-
Portefeuillehouder(s)	Mirjam Maasdam
Taakveld	0.4 Overhead

Context
Het realiseren van een inclusievere samenleving komt steeds hoger op de maatschappelijke agenda te staan. De afgelopen jaren is de ongelijkheid binnen onze samenleving gegroeid. Deels door de pandemie, deels door de economie en deels door de toenemende complexiteit van de maatschappij. Hoe kunnen we een samenleving  creëren waarin ieder mens zo zelfstandig mogelijk mee kan doen en iets kan bijdragen aan de wereld? Dat betekent toegankelijke  voorzieningen voor iedereen en de bevordering van de participatie van groepen die achterblijven. Een complexe opgave waar wij als gemeente een belangrijke rol in spelen, ook binnen onze eigen organisatie.

Uitvoering 2025

• We zetten onze personeelsinstrumenten (werving en selectie, gesprekscyclus, opleiden en ontwikkeling, personeelshandboek) in om te komen tot een divers personeelsbestand met kansen voor iedereen.
• We bieden stageplaatsen en traineeships aan jonge mensen.
• We besteden aandacht aan vitaliteit van medewerkers.
• We bieden werkplekken en werkervaringsplaatsen aan voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. We gebruiken daarbij ook de korte lijnen met STOER.
•  De werkgroep GENDERingen doet gevraagd en ongevraagd aanbevelingen aan het CMT.

Monitoring

• We houden eenmaal per drie jaar (in 2024 en daarna in 2027) een groot vitaliteitsonderzoek waarbij wordt gekeken naar lichamelijke en geestelijke gezondheid, werkbeleving en werkdruk. Er wordt verslag uitgebracht aan de directeur.  
• We meten de verhouding man/vrouw op het niveau van eenheidsmanagers, leiders en binnen onze teams en streven naar een gelijke verdeling.
• We meten de aantallen werkplekken/werkervaringsplaatsen voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
• We meten hoe wij ons verhouden tot de banenafspraak.
• We vragen de vertrouwenspersoon om eenmaal per jaar een verslag uit te brengen met bevindingen over psychische incidenten en de mentale veiligheid van de medewerkers.

Doelomschrijving 
We voorkomen en beperken schade door onder meer de impact van verstoring van onze voorzieningen tijdig in beeld te hebben. Daarom maken we onze collega’s, inwoners en organisaties bewuster van (cyber-)risico’s en vergroten we de (digitale) weerbaarheid aan de hand van standaarden. Daarnaast hebben we een beeld van het gedrag en cultuur waarmee we de weerbaarheid kunnen vergroten en kunnen voorbereiden op crisissituaties. 

Termijn	Kort
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen
Portefeuillehouder(s)	Mirjam Maasdam
Taakveld	0.4 Overhead

Context
De samenleving verandert gestaag naar een steeds meer digitaal-afhankelijke samenleving. Het college en de raad worden wettelijk aansprakelijk voor dataincidenten en het voldoen aan de regelgeving vanaf het intreden van de Cyberbeveiligingswet, gepland halverwege 2025. Leven zonder smartphone is voor veel mensen ondenkbaar. Ook delen mensen steeds meer informatie over hun persoonlijke leven met verschillende partijen en wordt verwacht dat inwoners digitaal zaken doen met de overheid. Als deze diensten niet goed beveiligd zijn of niet beschikbaar zijn geworden door interne of externe factoren, zorgt dit voor lastige situaties voor de samenleving en voor de gemeente. Veel situaties kunnen voorkomen worden door bewust te zijn van de omgeving en te luisteren naar het onderbuikgevoel. Binnen de gemeente kunnen we afspraken maken over hoe we werken en voldoen aan standaarden en aan wet- en regelgeving. Als het dan toch misgaat, zorgen we er gezamenlijk voor dat we voorbereid zijn en weten welke stappen we moeten nemen om (zo goed als mogelijk) terug te keren naar het “normaal”.  Weerbaarheid en bewustzijn van inwoners en organisaties is één van de speerpunten uit het Integraal Veiligheidsbeleid. De weerbaarheid en bewustzijn van de gemeentelijke organisatie is onderdeel van het informatieveiligheids- en privacybeleid. 

Ook onze omgeving verwacht steeds meer van ons als gemeente. Dit zien we onder andere in nieuwe wetgeving die vanuit Europa naar ons toe komt. De Beveiliging van netwerk- en informatiesystemen richtlijn 2 (NIS2), de AI-Act, Cyberbeveiligingsverordening, Cyberweerbaarheidsverordening, Critical Entities Resilience richtlijn (CER) enz. De hoofdlijnen uit deze wetgeving brengen vooral verplichtingen met zich mee om techniek, mens en middelen op het niveau te brengen dat wij als gemeente grip hebben op onze risico’s. Het inzichtelijk hebben van alle risico’s is daarbij essentieel en vanaf 2025 verplicht bij de kroonjuwelen en later voor alle processen en verwerkingen van informatie. We zien ook verplichtingen op ons afkomen die aansluiten bij ons veiligheidsbeleid en de rol van de VNOG. Deze verplichtingen zijn vervat in de CER. 

Deze ontwikkelingen zullen (extra) capaciteit vragen van alle eenheden. Elke eenheid zal namelijk actief aan de slag moeten met risicomanagement. Extra budget hiervoor wordt nu niet opgenomen omdat de totale impact nog niet duidelijk is per eenheid. Wel kunnen we tussentijds actief op zoek gaan naar het behalen van synergievoordeel tussen andere beleidsterreinen zoals interne beheersing, openbare orde en veiligheid en financiën. 
 
Uitvoering 2025

Voor 2025 zetten we verschillende activiteiten uit:

•  We stellen nieuw informatieveiligheidsbeleid op, in lijn met de nieuwe wet- en regelgeving.
• We voeren twee grotere bewustzijnsprogramma’s uit voor onze inwoners en organisatie;
• We oefenen een cybercrisis samen met het college en betrekken de raad bij de resultaten van de oefening.
• We voeren een extra intern bewustzijnsprogramma uit met een kennistest, een mystery guest en een escaperoom;
• We brengen een Informatiesecuritymanagementsysteem (ISMS) in de organisatie. Dit ISMS is een hulpmiddel voor de eenheden om te kunnen voldoen aan de eisen die op ons afkomen, maar ook om structureel te kunnen monitoren per eenheid op de voortgang.

 Monitoring 

• Er zijn twee bewustzijnsprogramma’s uitgevoerd voor inwoners en organisaties.
• Er is een cybercrisis gesimuleerd.
• We hebben een extra programma voor bewustzijn uitgevoerd voor de gehele gemeentelijke organisatie (inclusief de raad) met een kennistest, mystery guest en een escaperoom.
• Er is nieuw vastgesteld beleid voor informatieveiligheid.
• Er is een ISMS geïmplementeerd en wordt gevuld onder verantwoordelijkheid van de verschillende eenheidsmanagers en de directeur.

Doelomschrijving

• De inwoner beoordeelt de communicatie als betrouwbaar, transparant en duidelijk.
• Door de communicatie voelt de inwoner zich meer betrokken bij de opgaven waar we als gemeente en samenleving voor staan
• Door de inclusieve communicatie voorkomen we ongelijkheid in de bereikbaarheid van diensten
• Door inwoners meer te betrekken en meer samen te werken worden plannen en beleid beter

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	-
Portefeuillehouder(s)	Mirjam Maasdam
Taakveld	0.4 Overhead

Context
We willen een betrouwbare partner zijn voor onze inwoners, ondernemers, organisaties en partners. We bouwen aan dit vertrouwen door te luisteren, door uit te leggen wat we doen en waarom we dingen doen. Én door inwoners eerlijke, duidelijke en transparantie informatie aan te bieden over besluiten en plannen. Participatie en communicatie kan bijdragen aan een ander en eerlijker beeld van de gemeente en wederzijds begrip. We zenden minder én gaan meer de dialoog aan. We betrekken de samenleving bij onze opgaven, zodat we ons beleid  daar beter op af kunnen stemmen. Aan de inwoners laten we zien hoe hun inzichten zijn verwerkt.  We monitoren wat er leeft in de samenleving, zodat we de communicatie meer kunnen laten aansluiten bij de behoefte. We werken voortdurend aan de toegankelijkheid van onze communicatiemiddelen; dat wil zeggen dat inwoners, met en zonder beperking, onze informatie tot zich kunnen nemen en begrijpen.  

Uitvoering 2025

• We onderzoeken en meten hoe inwoners de communicatie en participatie van de gemeente ervaren door een vragenlijst voor te leggen aan ons online panel 'Oude IJsselstreek spreekt'. 
• We optimaliseren onze community (het online platform 'onzeoudeijsselstreek' met 1480 deelnemers) en breiden het verder uit naar circa 2000 deelnemers.  
• We zetten de meeleesgroep van Stichting Onbeperkt Meedoen enkele keren per jaar in om (nieuwe) communicatie-uitingen en/of brieven te testen op leesbaarheid.
• De jongerenraad en kinderraad komen beide meerdere keren per jaar bij elkaar, delen hun inzichten en doen beide in ieder geval 1 voorstel aan de gemeenteraad.

Doelomschrijving
Doelstellingen van de organisatie zijn duidelijk en de (processen in de) organisatie is goed ingericht om die doelen te realiseren. Bijsturen is mogelijk doordat er sprake is van betrouwbare (management)informatie waarin de voortgang van de doelen wordt gemonitord. Door datagedreven te gaan werken (het consequent analyseren en sturen op basis van (onbewerkte) feiten en data) ontstaat er meer inzicht en er wordt nieuwe kennis verworven zodat we meer gefundeerde beslissingen kunnen nemen. Dit alles doen we met inachtneming van wet- en regelgeving.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	Dit raakt alle andere doelen
Portefeuillehouder(s)	Marco Bennink, Mirjam Maasdam
Taakveld	0.4 Overhead

Context
Als overheidsorganisatie ligt voor ons de focus vooral op het creëren van “publieke waarde”. Daarvoor is het allereerst van belang dat we zo duidelijk mogelijk omschrijven welke maatschappelijke effecten we nastreven en hoe we die trachten te bereiken. Dit ondersteunen we door het consequent analyseren van (onbewerkte) feiten en data (datagedreven werken). Hiermee vergroten we het fundament van onze beslissingen en waar we op sturen. Ook voldoen we met het concreter maken van onze doelstellingen aan de aanbeveling vanuit zowel auditcommissie als de rekenkamer (rekenkameronderzoek Samenspel uit 2023).   

Vervolgens is het van belang dat onze (gemeentebrede) processen bijdragen aan het behalen van die doelstellingen. Hoe meer inzicht we hebben in “hoe” we dingen doen (dagelijkse werkzaamheden) en “wat” het oplevert (resultaten), hoe beter we kunnen (bij)sturen als we onze doelen niet dreigen te halen. Het inzicht en de kennis door het analyseren en sturen op data helpen ons hierbij. En als bijsturen niet kan, hoe eerder we mogelijke afwijkingen kunnen melden, zodat de voorspelbaarheid toeneemt. Het geeft ons ook de mogelijkheid om tussentijds beslissingen te nemen, bijvoorbeeld in het anders toewijzen van middelen, waardoor de kans op het alsnog halen van het doel toeneemt. Mede op aangeven van de accountant is het noodzakelijk om duidelijker in beeld te hebben hoe belangrijke processen verlopen, welke risico’s we daarin zien en of welke maatregelen we hebben getroffen om die risico’s te beheersen. Ook in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording is dit belangrijk. De nieuwe verplichte rechtmatigheidsverantwoording van het college gaat over drie onderdelen: misbruik en oneigenlijk gebruik, naleving wet- en regelgeving, begrotingscriterium. Het versterken van ons financiële inzicht en onze sturingsmogelijkheden dragen positief bij aan de rechtmatigheidsverantwoording. 

Uitvoering 2025 (deels meerjarig)

• We zetten de lijn voort om de SDG’s als middel in te zetten om onze doelstellingen te structureren en te concretiseren. Daarnaast werken we vanuit de praktijk aan de SDG’s. Dat gaan we op twee manieren doen. We gaan aan de slag met het opstellen van een afwegingskader. En dit afwegingskader passen we toe in een pilot.  
• We versterken onze management- en bestuurlijke informatiecyclus door verbeterde rapportages en het ontwikkelen en implementeren van een bijpassend instrumentarium om tijdig te kunnen bijsturen. We verwerken dit in een periodiek rapportageproces. Zo geven we steeds meer inhoud en vorm aan onze sturing. Hiermee bereiden we ons ook voor op onze toekomstige financiële uitdagingen. 
• We werken verder aan het vormgeven van ons risicomanagement. In 2025 voeren we een risicoanalyse uit rond onze belangrijkste financiële processen. We inventariseren welke risico’s we hierin lopen. We toetsen onze beheersmaatregelen en onderzoeken welke verbeteringen nodig zijn. 
• We zijn in staat de rechtmatigheidsverantwoording af te geven en streven daarbij naar een verbetering ten opzichte van het voorgaande jaar. We werken daarvoor onder andere aan de implementatie van de spelregels die hierover zijn opgenomen in de geactualiseerde Financiële verordening.

Monitoring

• De belangrijkste taken en (interne) doelstellingen zijn op dezelfde manier uitgewerkt als de speerpunten in deze begroting en opgenomen in de teamplannen
• De (interne) verslaggevingscyclus is verbeterd en geeft periodiek inzicht in de stand van zaken.
• Er is een risicoanalyse uitgevoerd rond de belangrijkste financiële processen en hierbij is duidelijk welke verbeteringen in beheersingsmaatregelen wenselijk en noodzakelijk zijn. 
• Er is een begin gemaakt met het ontwikkelen en implementeren van een sturingsinstrumentarium rond de vier levers of control.
• De Financiële verordening is aangepast en bevat spelregels hoe we omgaan met financiële afwijkingen in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. 

Met college, auditcommissie en raad wordt afgestemd of de stappen die we zetten aansluiten op de bestuurlijke wensen. In de ambtelijke organisatie vinden evaluaties plaats of de veranderende aanpak betere sturing mogelijk maakt en we zien daarop toe. Zowel intern als met de accountant wordt de voortgang van de stappen rond procesverbetering, risico-inventarisatie en rechtmatigheidsaanpak periodiek besproken. Uit de bevindingen van zowel onze eigen interne controle als de accountant blijkt de voortgang op dit onderwerp.

Doelomschrijving
We willen ons gemeentehuis toekomstbestendig maken en brengen naar de huidige eisen, zodat het gemeentehuis toegankelijk blijft voor onze inwoners en we hen optimaal kunnen blijven bedienen. Daarnaast is het gemeentehuis een werkomgeving die ondersteunend is aan ons werk zodat we ons werk op diverse manieren kunnen uitvoeren; faciliterend aan een hybride en vitale werkstijl.

Termijn	Middellang
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen
Portefeuillehouder(s)	Mirjam Maasdam
Taakveld	0.4 Overhead

Context
In het Meerjaren onderhoudsplan (MJOP) wordt bijgehouden wanneer welk onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed plaats moet vinden en wat de geraamde kosten hiervan zullen zijn. Dit plan wordt opgesteld en bijgehouden door accommodatiebeheer. Uit dit plan blijkt dat het gemeentehuis dermate is verouderd dat in de komende jaren forse investeringen aan zowel het gebouw als de installaties nodig zijn om de kunnen voldoen aan de huidige eisen.  
Tezamen met de consequenties van het hybride werken (denk aan behoefte aan minder vierkante meters werkplek en een ander gebruik van de vierkante meters), de digitalisering van onze dienstverlening, de verduurzamingsopgave en de vraag wat voor een werkgever we willen zijn vraagt dit om een herbezinning op én onderzoek naar de opties voor de toekomstbestendigheid van ons gemeentehuis.  

Uitvoering 2025
In 2024 is de scenariostudie afgerond met als eindresultaat financieel onderbouwde, uitgewerkte scenario‘s. Duidelijk is geworden dat op dit moment geen van de onderzochte scenario’s financieel haalbaar is.  
Gezien het feit dat niets doen geen optie is zijn we gestart met de uitwerking van een 4e scenario. 
Dit doen we door te onderzoeken of we diverse opgaven kunnen gaan verbinden en zo te komen tot een toekomstbestendig gemeentelijke huisvesting. Inmiddels is duidelijk is geworden dat er ook gekeken moet worden naar de huisvesting van STOER.

De redenen hiervoor zijn van inhoudelijke en van huisvestigingstechnische aard.
Inhoudelijk omdat er een VNG kadernota is opgesteld met betrekking tot de integrale toegang tot het 
Sociaal Domein. Vormgeving hiervan is gebaat bij huisvesting van het Sociaal Domein onder 1 dak, inclusief de verbinding met belangrijke partners.  In het gemeentehuis is hiervoor geen ruimte. 
Dus wordt nadrukkelijk gekeken naar andere kantoorpanden die reeds in ons bezit zijn. 

Huisvestingstechnisch gezien weten we dat de huurkosten voor het huisvesten van STOER op de DRU enorm zijn gestegen en dat de verdiepingen die we huren niet voldoen aan de Arbo voorschriften. (klimaat, veiligheid etc.)
STOER inpassen in het gemeentehuis kan niet zonder bouwtechnische aanpassingen. Dat past gewoonweg niet en dit brengt dus een grote(re) investering met zich mee. We hebben een eigen pand, het Frank Daamen pand, voor een gedeelte leeg staan. We kunnen in dit traject gematigd vooruit kijken omdat er veel onzekerheden zijn.  

Monitoring 
Besluitvorming wordt onderbouwd met een business case van een mogelijk scenario 4. Hierin verbinden we diverse opgaven en maken we een inschatting van  de kosten voor de uitvoering van dit mogelijke scenario.

Doelomschrijving
Wij willen een transparante organisatie zijn, omdat de vrije beschikbaarheid van informatie een belangrijke bijdrage levert aan participatie. Daarom publiceren we actief informatie zoals bedoeld in de Wet open overheid (Woo). 

Termijn	Kort
Primair SDG doel
Secundaire SDG doelen	-
Portefeuillehouder(s)	Mirjam Maasdam
Taakveld	0.4 Overhead

Context
In 2024 hebben als organisatie al een aantal stappen gezet door bijvoorbeeld een applicatie aan te schaffen die ons gaat helpen bij het actief publiceren van informatie. In 2025 zullen we verder inzetten op het actief publiceren van informatie. Voor elke categorie die actief gepubliceerd moet worden, wordt een apart koninklijk besluit genomen. Welke categorieën we in 2025 verplicht actief publiceren, is nog niet bekend. Wel kijken wij in 2025 naar welke informatie wij naast de benoemde categorieën actief kunnen publiceren. Op basis van bijvoorbeeld een analyse van informatieverzoeken kan worden gekeken welke informatie vaker wordt opgevraagd. Op basis daarvan kunnen we de keuze maken deze informatie  actief te publiceren. 

Uitvoering 2025

• In 2025 publiceren wij informatiecategorieën die het Rijk aanwijst om actief te moeten publiceren.  
• We analyseren de inkomende informatieverzoeken om te kijken welke vragen vaker gesteld worden.

Monitoring

• In 2025 voldoen wij aan de wet door actief informatie te publiceren.
• De analyse op de inkomende informatieverzoeken zal bijdragen aan de verbetering van dit proces