Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

Als betrouwbare overheid moeten we uiteraard kunnen uitleggen en verantwoorden hoe we onze publieke middelen uitgeven en waaraan. De meting om te toetsen of we dit goed doen, uit zich in een goedkeurende verklaring van de accountant. Dat betreft dan de financiële rechtmatigheid. Maar interne beheersing gaat verder dan dat. We maken in de komende jaren de beweging van puur financiële verantwoording naar verantwoording op effect, inhoud en doelmatigheid. Zodat we beter kunnen uitleggen waar we het voor doen en wat het bijdraagt aan de brede welvaart voor onze inwoners. Het jaarverslag, met de verantwoording op de effecten, wordt daarmee steeds belangrijker.
In samenwerking met de accountant gaan we deze nieuwe vorm van verantwoording in de organisatie borgen. Vanuit de bedoeling en passend bij onze werkwijze (verantwoordelijkheid laag leggen, geen controletoren, maar wel voldoen aan wet- en regelgeving). Zodat we zelf het in control statement kunnen afgeven.

Gezien het aantal taken en verantwoordelijkheden, krijgen we met een relatief beperkte groep mensen veel voor elkaar. Voor een gemeente met onze omvang zitten we namelijk aan de onderkant van de benchmark ‘aantal medewerkers per inwonertal’. Hier zijn we trots op, maar het is tegelijkertijd kwetsbaar en het vraagt flexibiliteit, kwaliteit en vitaliteit van onze mensen. Het is dan ook van belang ook als werkgever bij te dragen aan onder andere de vitaliteit. Daartoe is onder andere een vitaliteitsfonds ingesteld als proef.
De vitaliteit meten we elke drie jaar en daarop volgen dan een aantal specifieke workshops waar mensen gebruik van kunnen maken.

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker. Er komt steeds meer informatie, die steeds meer digitaal toegankelijk is. Goede, juiste, volledige informatie die goed toegankelijk is, is één van de belangrijkste aspecten om een betrouwbare overheid en een fijne samenwerkingspartner te kunnen zijn. Uiteraard rekening houdend met de privacywetgeving. Het vraagt voortdurend aandacht en investeren om dit goed te (blijven) doen. Zo gaat in het komende jaar extra aandacht naar GEO-basisregistratie en Informatie Beheer Openbare Ruimte.
Een goede ICT is de basis om te zorgen dat werkprocessen van de organisatie, het college en de raad goed lopen. De maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld de maatregelen rond corona) vragen er om steeds meer digitaal te werken en te communiceren. Dit pakken we onder andere op met het project ‘digitaal samenwerken werkt’, waarmee we Office 365 versneld implementeren en onze digitale infrastructuur daarop aanpassen.

Onze ‘stenen’ ondersteunen onze dienstverlening. De kwaliteit hiervan moet simpelweg voldoen aan de functie waar ze voor zijn, aan duurzaamheidseisen en aan de arbo. En dat alles in redelijkheid.
De gebouwen zijn wel meer dan een fysieke werkplek, ze bieden ook het fundament om bijvoorbeeld goed van buiten naar binnen te kunnen werken. Vandaar dat we geïnvesteerd hebben in de ontvangsthal, een van onze visitekaartjes en in vergaderruimtes waar externe overleggen plaatsvinden. En in de Proatbus, als een werk- en ontmoetingsplek die in de hele gemeente kan komen.

Communicatie en informatie zijn onze olie, onze energie in de motor. We communiceren als gemeente ontzettend veel over heel veel onderwerpen. Zonder goede informatie loopt deze motor niet. En als we niet goed communiceren, begrijpt niemand het. Onze communicatie moet begrijpelijk, toegankelijk en vanuit de leefwereld van de inwoner zijn. Blijvende aandacht voor communicatie en de uitvoering van de communicatievisie is dan ook van belang. Het komende jaar zetten we het communiceren met beeldmateriaal voort. Ook hier heeft de corona een versnelling en verbreding gegeven in de wijze waarop we dat doen.

Niet alleen onze communicatie speelt hierin een rol. Ook communicatie van anderen (lees, publieke media) draagt bij aan de beeldvorming en aan de controle op het democratisch bestel die bij een betrouwbare overheid horen. Een professionele publieke omroep draagt zo direct bij aan de dimensie van maatschappelijke betrokkenheid. We vinden het dan ook belangrijk om te (blijven) bijdragen in de ontwikkeling en het levensvatbaar houden van Regio8.

We zijn zuinig op onze publieke middelen. We willen aan de ene kant maximaal rendement halen uit elke euro. Maar we zien dat dat rendement ook prima, of zelfs beter, te behalen is door op andere wijze aan te besteden, door bijvoorbeeld uit te nodigen om de beste kwaliteit te bieden voor de prijs die wij er voor over hebben, of door langjarige afspraken te maken. Zo heeft bijvoorbeeld de subsidietender een langjarige samenwerking met Buurtzorg Jong opgeleverd. Door overeenkomsten af te gaan sluiten via de methode “conscious contracts”, werken we aan partnerschappen. Op deze wijze werken past binnen de twee begrippen normaliseren en innoveren/samenwerken (uit sociaal domein).

Maar we willen met ons aanbestedingsbeleid ook zo goed mogelijk bijdragen aan de inhoudelijke beweging vanuit de andere programma’s. Zodat we als bedrijf maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met bijvoorbeeld contracten die een stevige sroi-component (social return on investment) hebben en die de lokale economie ondersteunen. Of de duurzaamheid ondersteunen door bedrijven uit te dagen of eisen te stellen op het gebied van circulariteit.

En in het verlengde hiervan zoeken we naar mogelijkheden om de administratieve last van de bedrijven (en onze eigen organisatie) te verminderen. Om dit te bereiken kijken we opnieuw naar het aanbestedingsbeleid.
Ter illustratie: het aandeel lokale/regionale aanbieders waar we bij inkopen. Van de lokale aanbieders betreft het grootste deel sociaal domein.

Als werkgever gaan we steeds meer toe naar een organisatie met hoogopgeleiden. Dit is een bijna autonome beweging vanuit de taken die we hebben en erbij krijgen vanuit het rijk (denk aan de decentralisaties). Vanuit de inclusieve maatschappij willen we echter een zo breed mogelijke afspiegeling in onze organisatie. Dat betekent dat we bepaalde taken zelf willen blijven uitvoeren, zoals beheer openbare ruimte omdat dat een brede werkgelegenheid biedt.
Qua quotum voldoen we al jaren aan de eisen van de participatiewet om mensen uit het doelgroepenregister een arbeidsplaats te bieden; met name bij onze buitendienst omdat daar meer dan 20 mensen zijn gedetacheerd vanuit Laborijn. Echter, we zien inclusief werkgeverschap breder en streven er na in het eigen gemeentelijke bedrijf werk te bieden aan een aantal mensen uit deze doelgroep. Dit sluit ook naadloos aan bij de gedachte van Meedoen Werkt!