Programma 5: Bedrijfsvoering / overhead

Inleiding

Programma 4/5 | De dienstverlenende gemeente en bedrijfsvoering

Waarom
Als gemeente hebben we feitelijk twee verschillende rollen. We zijn de lokale overheid waarbij we moeten zorgen voor een goede uitvoering van vele publieke taken. Taken die inwoners, bedrijven, organisatie of de samenleving als geheel betreffen. De manier waarop we dit doen, is terug te vinden in programma 4; dienstverlening.
Daarnaast zijn we ook een bedrijf dat panden en gronden in eigendom heeft, waarmee we (vanuit publiek belang) een ondernemende rol vervullen. En we zijn een bedrijf waar ongeveer 300 mensen werken. Daarmee zijn we in Oude IJsselstreek één van de grotere werkgevers en dragen we zo ook bij aan de brede welvaart dimensies werk, inkomen en sociale cohesie. Onze rol als bedrijf is met name in programma 5; bedrijfsvoering weergegeven.

Waarmee
Betrouwbare overheid
Als gemeentelijke overheid zien wij ons als onderdeel en partner van de samenleving, van de gemeenschap. We staan er midden in en dragen ons steentje bij, vanuit de beide rollen die ons gegeven zijn.
In deze rol is het dan ook ontzettend belangrijk om gezien en ervaren te worden als betrouwbaar .
Juist omdat we ten dienste staan van de samenleving, moet een inwoner erop kunnen vertrouwen dat de informatie klopt, dat de beslissingen die we nemen weloverwogen en uitlegbaar zijn. Dat geldt voor de gemeentelijke overheid als inhoudelijke organisatie, maar ook voor de medewerkers die er als vertegenwoordiger van de overheid werken. Het belang en de kracht van een betrouwbare overheid en daarmee ook de politiek, wasgoed te zien in de coronacrisis.
Als iemand een vergunning aanvraagt of een bedrijfskavel wil kopen, moet hij weten welke stappen we gezamenlijk doorlopen (van ambtelijke uitvoering tot besluitvorming in college of raad). Dan moet hij ook over de juiste informatie kunnen beschikken. Deze informatie moet ook goed vastgelegd zijn. Het goed kunnen verantwoorden waar we de publieke middelen voor hebben ingezet, geeft vertrouwen.

Hoe
Om dit goed uit te kunnen voeren, hebben we regels (ook wel ‘bureaucratie’ genoemd) nodig. Bureaucratie zit in elk bedrijf. Het is niet meer en niet minder dan zorgen dat je dingen op een goede manier inricht zodat je er voldoende op kunt vertrouwen. Ook een producent van voedingsmiddelen moet zorgen dat het etiket klopt met wat er in zit. Onze processen, informatie, interne beheersing moeten dan ook gewoon op orde zijn. Net als de manier waarop wij omgaan met veiligheid, privacy, data en met de toegankelijkheid en begrijpelijkheid van onze informatie en communicatie.


Betrouwbaarheid zit ‘m ook in de manier waarop we werken: vanuit de behoefte en wensen, vanuit de bedoeling van onze samenleving. Door te denken vanuit kansen en afwegingen te maken vanuit de brede welvaart met al haar dimensies. Zodat we afwegingen maken in balans: zorgen dat mensen niet door de ‘vloer’ zakken, maar ook zorgen dat we niet door het ‘plafond’ schieten. Met de afwegingsdriehoek (geld, regels en maatschappelijk effect) als leidraad

 

En – niet onbelangrijk – we werken vanuit vertrouwen. Dat laatste betekent dat we geen controletorens bouwen (niet intern en niet jegens onze partners) maar kaders en regels als leidraad hanteren om tot open samenwerking te komen.
Van buiten naar binnen werken is de manier waarop we dit zo goed mogelijk doen. De afgelopen jaren hebben we hierop ingezet. Inmiddels wordt van buiten naar binnen steeds meer regulier onderdeel van ons werk. We gaan door op wat we in gang hebben gezet. We hebben voor deze opgave dan ook geen expliciete nieuwe doelen geformuleerd, maar beschouwen het als going concern.

Brede welvaart
Met het zijn van een betrouwbare overheid dragen we vooral bij aan de dimensie maatschappelijke betrokkenheid. Daarnaast zijn we ondersteunend aan de inhoudelijke programma’s. Met een goede basis als dienstverlener en werkgever dragen we daarmee indirect bij aan alle dimensies van de brede welvaart.
Hieronder werken we onze twee rollen als overheid (programma 4; dienstverlening) en als bedrijf (programma 5; bedrijfsvoering) verder uit.

Programma 5 bedrijfsvoering

Wat doen we hiervoor?
Naast onze ambities en doelen in het programmaplan, hebben we uiteraard ook veel reguliere taken; de going concern. Hieronder is grafisch weergegeven wat we aan reguliere taken binnen programma 2 uitvoeren.

Wat geven we eraan uit?
In totaal geven we binnen programma 5/bedrijfsvoering ongeveer € 13 miljoen uit. In onderstaand overzicht is zichtbaar waar het geld naar toe gaat. Zoals te zien, gaat het grootste deel naar de overhead. Dit wordt onder ‘toelichting overhead’. verder uitgewerkt.

Maatschappelijk effect:
We zijn een betrouwbare overheid door ons op bedrijf op orde te hebben.
In de rol die we hebben als bedrijf zijn twee deelrollen te onderscheiden, namelijk die van werkgever en die van maatschappelijk verantwoord ondernemer. Aan beide elementen van bedrijfsvoering blijven we aandacht geven door te borgen wat goed gaat en te verbeteren waar dat nodig is. Daarmee leggen we een stevig fundament om ten eerste die betrouwbare overheid en samenwerkingspartner te zijn. Tevens is dat fundament nodig om invulling te geven aan de opgaven en ambities die we als gemeente en als onderdeel van de gemeenschap hebben.

 

1. De gemeente als werkgever

De gemeente als werkgever
Binnen Oude IJsselstreek zijn we één van de grotere werkgevers, met ongeveer 300 mensen in vaste dienst en een flexibele schil. Er gaat jaarlijks circa 18 miljoen om in de P-begroting aan loonkosten en opleidingen. Daarmee dragen we bij aan de dimensies inkomen, werk, balans tussen werk en privé en sociale contacten.
De mensen die voor de gemeente werken, moeten hun vak verstaan, midden in de samenleving (durven) staan en goed opgeleid en zo vitaal mogelijk zijn. Dit vraagt vanuit onze rol als werkgever om goed werkgeverschap. Als werkgever willen we onze medewerkers goede faciliteiten blijven bieden, zoals huisvesting, opleidingsmogelijkheden en mogelijkheden om flexibel en plaats- en tijdsonafhankelijk te kunnen werken. Deze faciliteiten dienen daarmee als middel om onze inwoners ten dienste te kunnen zijn. Komend jaar leggen we als werkgever extra focus op het verbeteren van onze informatievoorziening, digitalisering, de interne beheersing en verantwoording en vitaliteit.

Doelen en acties

1- Interne beheersing

Als betrouwbare overheid moeten we uiteraard kunnen uitleggen en verantwoorden hoe we onze publieke middelen uitgeven en waaraan. De meting om te toetsen of we dit goed doen, uit zich in een goedkeurende verklaring van de accountant. Dat betreft dan de financiële rechtmatigheid. Maar interne beheersing gaat verder dan dat. We maken in de komende jaren de beweging van puur financiële verantwoording naar verantwoording op effect, inhoud en doelmatigheid. Zodat we beter kunnen uitleggen waar we het voor doen en wat het bijdraagt aan de brede welvaart voor onze inwoners. Het jaarverslag, met de verantwoording op de effecten, wordt daarmee steeds belangrijker.
In samenwerking met de accountant gaan we deze nieuwe vorm van verantwoording in de organisatie borgen. Vanuit de bedoeling en passend bij onze werkwijze (verantwoordelijkheid laag leggen, geen controletoren, maar wel voldoen aan wet- en regelgeving). Zodat we zelf het in control statement kunnen afgeven.

Gezien het aantal taken en verantwoordelijkheden, krijgen we met een relatief beperkte groep mensen veel voor elkaar. Voor een gemeente met onze omvang zitten we namelijk aan de onderkant van de benchmark ‘aantal medewerkers per inwonertal’. Hier zijn we trots op, maar het is tegelijkertijd kwetsbaar en het vraagt flexibiliteit, kwaliteit en vitaliteit van onze mensen. Het is dan ook van belang ook als werkgever bij te dragen aan onder andere de vitaliteit. Daartoe is onder andere een vitaliteitsfonds ingesteld als proef.
De vitaliteit meten we elke drie jaar en daarop volgen dan een aantal specifieke workshops waar mensen gebruik van kunnen maken.

2- Goede informatievoorziening

Informatievoorziening wordt steeds belangrijker. Er komt steeds meer informatie, die steeds meer digitaal toegankelijk is. Goede, juiste, volledige informatie die goed toegankelijk is, is één van de belangrijkste aspecten om een betrouwbare overheid en een fijne samenwerkingspartner te kunnen zijn. Uiteraard rekening houdend met de privacywetgeving. Het vraagt voortdurend aandacht en investeren om dit goed te (blijven) doen. Zo gaat in het komende jaar extra aandacht naar GEO-basisregistratie en Informatie Beheer Openbare Ruimte.
Een goede ICT is de basis om te zorgen dat werkprocessen van de organisatie, het college en de raad goed lopen. De maatschappelijke ontwikkelingen (bijvoorbeeld de maatregelen rond corona) vragen er om steeds meer digitaal te werken en te communiceren. Dit pakken we onder andere op met het project ‘digitaal samenwerken werkt’, waarmee we Office 365 versneld implementeren en onze digitale infrastructuur daarop aanpassen.

3- Huisvesting

Onze ‘stenen’ ondersteunen onze dienstverlening. De kwaliteit hiervan moet simpelweg voldoen aan de functie waar ze voor zijn, aan duurzaamheidseisen en aan de arbo. En dat alles in redelijkheid.
De gebouwen zijn wel meer dan een fysieke werkplek, ze bieden ook het fundament om bijvoorbeeld goed van buiten naar binnen te kunnen werken. Vandaar dat we geïnvesteerd hebben in de ontvangsthal, een van onze visitekaartjes en in vergaderruimtes waar externe overleggen plaatsvinden. En in de Proatbus, als een werk- en ontmoetingsplek die in de hele gemeente kan komen.

4- Communicatie

Communicatie en informatie zijn onze olie, onze energie in de motor. We communiceren als gemeente ontzettend veel over heel veel onderwerpen. Zonder goede informatie loopt deze motor niet. En als we niet goed communiceren, begrijpt niemand het. Onze communicatie moet begrijpelijk, toegankelijk en vanuit de leefwereld van de inwoner zijn. Blijvende aandacht voor communicatie en de uitvoering van de communicatievisie is dan ook van belang. Het komende jaar zetten we het communiceren met beeldmateriaal voort. Ook hier heeft de corona een versnelling en verbreding gegeven in de wijze waarop we dat doen.

Niet alleen onze communicatie speelt hierin een rol. Ook communicatie van anderen (lees, publieke media) draagt bij aan de beeldvorming en aan de controle op het democratisch bestel die bij een betrouwbare overheid horen. Een professionele publieke omroep draagt zo direct bij aan de dimensie van maatschappelijke betrokkenheid. We vinden het dan ook belangrijk om te (blijven) bijdragen in de ontwikkeling en het levensvatbaar houden van Regio8.

2. De gemeente als maatschappelijk verantwoord ondernemer

De gemeente als maatschappelijk verantwoord ondernemer
Het maatschappelijk verantwoord ondernemen van de gemeente komt bijvoorbeeld tot uiting op het gebied van duurzaamheid, duurzame contacten en contracten, en inclusief werkgeverschap. Op deze manier kunnen we ook als bedrijf bijdragen aan het versterken van de brede welvaart op met name de dimensies werk, sociale contacten, subjectief welzijn, milieu en maatschappelijke betrokkenheid. Daarnaast zijn we soms ook een onderneming (met een sociaal oogmerk) binnen het privaatrecht en met een eigen winst- en verliesrekening. Bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van bedrijventerreinen en de verkoop van openbaar grondgebied.

Doelen en acties

1- Aanbestedingsbeleid

We zijn zuinig op onze publieke middelen. We willen aan de ene kant maximaal rendement halen uit elke euro. Maar we zien dat dat rendement ook prima, of zelfs beter, te behalen is door op andere wijze aan te besteden, door bijvoorbeeld uit te nodigen om de beste kwaliteit te bieden voor de prijs die wij er voor over hebben, of door langjarige afspraken te maken. Zo heeft bijvoorbeeld de subsidietender een langjarige samenwerking met Buurtzorg Jong opgeleverd. Door overeenkomsten af te gaan sluiten via de methode “conscious contracts”, werken we aan partnerschappen. Op deze wijze werken past binnen de twee begrippen normaliseren en innoveren/samenwerken (uit sociaal domein).

Maar we willen met ons aanbestedingsbeleid ook zo goed mogelijk bijdragen aan de inhoudelijke beweging vanuit de andere programma’s. Zodat we als bedrijf maatschappelijk verantwoord ondernemen. Met bijvoorbeeld contracten die een stevige sroi-component (social return on investment) hebben en die de lokale economie ondersteunen. Of de duurzaamheid ondersteunen door bedrijven uit te dagen of eisen te stellen op het gebied van circulariteit.

En in het verlengde hiervan zoeken we naar mogelijkheden om de administratieve last van de bedrijven (en onze eigen organisatie) te verminderen. Om dit te bereiken kijken we opnieuw naar het aanbestedingsbeleid.
Ter illustratie: het aandeel lokale/regionale aanbieders waar we bij inkopen. Van de lokale aanbieders betreft het grootste deel sociaal domein.

2- Inclusief werkgeverschap

Als werkgever gaan we steeds meer toe naar een organisatie met hoogopgeleiden. Dit is een bijna autonome beweging vanuit de taken die we hebben en erbij krijgen vanuit het rijk (denk aan de decentralisaties). Vanuit de inclusieve maatschappij willen we echter een zo breed mogelijke afspiegeling in onze organisatie. Dat betekent dat we bepaalde taken zelf willen blijven uitvoeren, zoals beheer openbare ruimte omdat dat een brede werkgelegenheid biedt.
Qua quotum voldoen we al jaren aan de eisen van de participatiewet om mensen uit het doelgroepenregister een arbeidsplaats te bieden; met name bij onze buitendienst omdat daar meer dan 20 mensen zijn gedetacheerd vanuit Laborijn. Echter, we zien inclusief werkgeverschap breder en streven er na in het eigen gemeentelijke bedrijf werk te bieden aan een aantal mensen uit deze doelgroep. Dit sluit ook naadloos aan bij de gedachte van Meedoen Werkt!

Raadsplanning

Wat kost het?

Beleidsmatige ontwikkelingen.

Hierna staan de afwijkingen voor het jaar 2021 toegelicht.

Autonome ontwikkelingen.

Wat zijn onze reguliere taken in dit programma.

Toelichting overhead

Overhead, zoals bedoeld in het BBV, wordt samengevat als bedrijfsvoeringskosten of als kosten die voortvloeien uit de PIOFACH-taken (personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting).

Overhead mag wel worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen en kostendekkende activiteiten als (subsidie)projecten. In de Oude IJsselstreek wordt dit gedaan naar rato van de werkelijk geschreven uren van het laatste afgesloten boekjaar.

 


 

Indicatoren